8 Tipps, um zu vermeiden, dass Ihre E-Mail von Postini gefiltert wird
von Tonya Mitchell, Senior Deliverability Consultant, Professional Services von Return Path
Haben Sie es auch mitbekommen? Wie man sich im vergangenen Jahr quer durch das gesamte E-Marketing freute, als das Ende der Postini-Spamfilter-Dienste bekannt wurde und man annahm, dass die dadurch verursachte Filter-Problematik bald ein Ende haben würden? Sehr bald jedoch war klar, dass die Postini-Filterung nicht komplett abgeschafft, sondern seit Anfang 2013 in Google Apps übergehen wird. Zwar werden einige der ursprünglichen Funktionen ausgemustert, die Kernfunktionen für Filterung und Sicherheit bleiben aber in aktualisierter Form und unter neuem Namen im Rahmen von Google Apps weiter erhalten. Auch ist zu erwarten, dass viele Anwender Postini als eigenständiges Produkt weithin einsetzen werden, zumindest bis sie sich im Laufe des Jahres für den Umstieg auf Google Apps entscheiden oder ihre Verträge beenden. Google geht dann auch davon aus, dass die Übergangszeit bis 2014 abgeschlossen sein wird.
Sie sollten jedoch nicht erwarten, dass sich Google, sobald alles unter Dach und Fach ist, hinsichtlich der Zustellung an den Posteingang als großzügiger erweisen wird. Die Existenz von Spammern und Phishern erfordert eine schwer zu vereinheitlichende bzw. schwer zu durchschauende Filterungspraxis und das wird sich wahrscheinlich auch nicht ändern. Auch wenn Content-Filter Ihnen eventuell einige Schwierigkeiten bei der Zustellung Ihrer E-Mails an den Posteingang bereiten, überrascht es doch nicht, dass uns unsere Kunden am häufigsten bezüglich des Postini-Filters konsultieren. Laut unseres im November vergangenen Jahres veröffentlichten Email Intelligence Reports ist Postini nach wie vor der Spam-Filter, der die größte Herausforderung darstellt und am breitesten eingesetzt wird. Nur 23 Prozent der E-Mails gelangen am Postini Spamfilter hindurch an den Posteingang, während Google Apps ganze 91 Prozent durchlässt.
Da ich die ersten ernsten Anzeichen der Frustration bemerke, will ich Ihnen zu einem Hoffnungsschimmer verhelfen. Einer meiner Kollegen hat im Zusammenhang mit dem Postini Spam-Filter umfassende Tests und Analysen durchgeführt. Das Resultat kann ich Ihnen heute in den folgenden 8 Tipps vorstellen, so dass Sie Ihre E-Mails erfolgreich durch Postini und in Zukunft durch Google Apps schleusen können:
1. Ihr Abonnent hat großen Einfluss.
In den FAQs zur Umstellung auf Google Apps heißt es, dass die Spam-Filterung in Gmail anhand der Interaktion der Anwender „lernt“, was Spam ist und was nicht. Das heißt, dass Ihr Abonnent den Filter dadurch „trainiert“, dass er Ihre E-Mails als Spam markiert oder eine solche Markierung aufhebt. Wenige Beschwerden und eine hohe Rate an „Kein Spam“-Markierungen vermitteln dem Filter, dass Ihre Abonnenten Ihre E-Mails in ihrem Posteingang empfangen wollen. Nutzen Sie auf jeden Fall ein Opt-in-Verfahren, das den Abonnenten klar auf die Frequenz der E-Mails vorbereitet, die er von Ihnen erhalten wird. Versenden Sie nur spezifische, für dieses Zielgruppensegment relevante E-Mails, die den Abonnenten interessieren und ihn zum Engagement mit Ihrem Programm veranlassten, anstatt ihn dazu veranlassen, Ihre E-Mails als Spam zu markieren.
2. Authentifizieren Sie Ihre E-Mail.
Vermeiden Sie den Anschein von Spoofing-Mails, indem Sie Ihre E-Mails mittels SPF, DKIM und DMARK korrekt authentifizieren. Weitere Quellen zum Thema Authentifizierung finden sich auf unserer Webseite.
3. Vermeiden Sie Base64-Kodierung.
Die Verwendung von Base64-Kodierung ist eine übliche Taktik von Spammern, um den HTML-Code zu verstecken und die Inhaltsfilterung zu vermeiden. E-Mails mit Base64-Kodierung landen mit hoher Wahrscheinlichkeit im Bulk-Ordner. Bauen Sie Ihre E-Mails stattdessen mittels sauberem und vorschriftsmäßigem HTML-Code auf.
4. Vergewissern Sie sich, ob Ihre Links auf einer Blacklist erscheinen oder inaktiv sind.
Prüfen Sie, ob die verwendeten URLs auf einer Blacklist für URLs oder Domains wie URIBL und SURBL erscheinen. Wenn dies der Fall ist, bemühen Sie sich um die Löschung des Eintrags oder ändern Sie die URL. In gleicher Weise sollten Sie prüfen, ob die URLs, die Sie im Rahmen Ihrer E-Mails verwenden, aktiv sind und auf die richtigen Zielseiten führen. Der Eintrag in einer Blacklist und/oder inaktive URLs werden Ihre Reputation bei Postini und auch Ihre Posteingangsraten negativ beeinflussen. Das bezieht sich auch auf URL Shortener-Dienste wie bit.ly, die Sie im Rahmen Ihrer E-Mails auf alle Fälle vermeiden sollten.
5. Achten Sie auf die Formulierung in Ihrer Betreffzeile.Bestimmte Schlüsselwörter und Symbole in Ihrer Betreffzeile können den Postini-Filter auslösen. Vermeiden Sie das Präfix „ADV“ (was auf „Advertisement“ hinweisen könnte), Dollarzeichen oder mehrfache Ausrufezeichen.
6. Vermeiden Sie Ziffernfolgen, die typisch für Kreditkartennummern sind.
Der Postini-Filter verfügt über eine Funktion, die E-Mails auf Ziffernmuster und/oder Ziffernsequenzen überprüft, wie sie Kreditkartennummern oder US- Sozialversicherungsnummern entsprechen. Dies könnte auf Phishing-Mails deuten, die solche Nummern ausspähen sollen und führt in der Regel dazu, dass Postini diese E-Mails abfängt. Die folgenden Beispiele sind Ziffernmuster, die den Filter auslösen:
Folge von 16 Ziffern (Kreditkarte):
• n nnnn nnnn nnnn nnnn
• nnn-nnnn-nnnn-nnnn
• nnnn nnnn-nnnn nnnn
• nnnnnnnnnnnnnnnn
Muster aus 9-Ziffern (US-Sozialversicherung) – diese Ziffern können durch Leerzeichen, Bindestriche oder Punkte getrennt sein:
• nnn-nn-nnnn
• nnn nn nnnn
• nnn.nn.nnnn
• nnn-nn nnnn
7. Berücksichtigen Sie die Kriterien von SpamAssassin und anderen Filtern.
Anbieter von Spam-Filtern einigt dasselbe Ziel – Spam zu blockieren und nur legitime E-Mails durchzulassen. Unsere Tests zeigten, dass E-Mails, die aufgrund der SpamAssassin-Kriterien als problematisch eingestuft wurden, auch vom Postini-Filter negativ bewertet wurden. Da Postini die Grund dafür, warum Ihre E-Mail gefiltert wurde in der Regel nicht preisgibt, sollten Sie die Kriterien anderer Filter wie SpamAssassin kennen und nutzen, um Ihre E-Mails entsprechend anzupassen.
8. Testen Sie!Testen Sie die Inhalte Ihrer E-Mails, um festzustellen, welche Bestandteile - Betreffzeilen, URLs/Links, Text oder Bilder - Filterprobleme verursachen, auch wenn es ein zeitraubender Prozess ist. Sie werden die verschiedenen E-Mail-Elemente einzeln testen müssen, bis sie identifiziert haben, was den Filter passiert und was abgefangen wird.
Hiermit sind bei Weitem nicht alle Kriterien angesprochen, die ein Herausfiltern von E-Mails durch Postini verursachen. Ich bin sicher, auch Sie haben Filtergründe gefunden und eine Taktik entwickelt, um die Zustellung an den Posteingang zu erreichen. Nutzen Sie die Kommentarfunktion unten, um sich mit Return Path Experten und anderen E-Marketern auszutauschen.
Haben Sie es auch mitbekommen? Wie man sich im vergangenen Jahr quer durch das gesamte E-Marketing freute, als das Ende der Postini-Spamfilter-Dienste bekannt wurde und man annahm, dass die dadurch verursachte Filter-Problematik bald ein Ende haben würden? Sehr bald jedoch war klar, dass die Postini-Filterung nicht komplett abgeschafft, sondern seit Anfang 2013 in Google Apps übergehen wird. Zwar werden einige der ursprünglichen Funktionen ausgemustert, die Kernfunktionen für Filterung und Sicherheit bleiben aber in aktualisierter Form und unter neuem Namen im Rahmen von Google Apps weiter erhalten. Auch ist zu erwarten, dass viele Anwender Postini als eigenständiges Produkt weithin einsetzen werden, zumindest bis sie sich im Laufe des Jahres für den Umstieg auf Google Apps entscheiden oder ihre Verträge beenden. Google geht dann auch davon aus, dass die Übergangszeit bis 2014 abgeschlossen sein wird.
Sie sollten jedoch nicht erwarten, dass sich Google, sobald alles unter Dach und Fach ist, hinsichtlich der Zustellung an den Posteingang als großzügiger erweisen wird. Die Existenz von Spammern und Phishern erfordert eine schwer zu vereinheitlichende bzw. schwer zu durchschauende Filterungspraxis und das wird sich wahrscheinlich auch nicht ändern. Auch wenn Content-Filter Ihnen eventuell einige Schwierigkeiten bei der Zustellung Ihrer E-Mails an den Posteingang bereiten, überrascht es doch nicht, dass uns unsere Kunden am häufigsten bezüglich des Postini-Filters konsultieren. Laut unseres im November vergangenen Jahres veröffentlichten Email Intelligence Reports ist Postini nach wie vor der Spam-Filter, der die größte Herausforderung darstellt und am breitesten eingesetzt wird. Nur 23 Prozent der E-Mails gelangen am Postini Spamfilter hindurch an den Posteingang, während Google Apps ganze 91 Prozent durchlässt.
Da ich die ersten ernsten Anzeichen der Frustration bemerke, will ich Ihnen zu einem Hoffnungsschimmer verhelfen. Einer meiner Kollegen hat im Zusammenhang mit dem Postini Spam-Filter umfassende Tests und Analysen durchgeführt. Das Resultat kann ich Ihnen heute in den folgenden 8 Tipps vorstellen, so dass Sie Ihre E-Mails erfolgreich durch Postini und in Zukunft durch Google Apps schleusen können:
1. Ihr Abonnent hat großen Einfluss.
In den FAQs zur Umstellung auf Google Apps heißt es, dass die Spam-Filterung in Gmail anhand der Interaktion der Anwender „lernt“, was Spam ist und was nicht. Das heißt, dass Ihr Abonnent den Filter dadurch „trainiert“, dass er Ihre E-Mails als Spam markiert oder eine solche Markierung aufhebt. Wenige Beschwerden und eine hohe Rate an „Kein Spam“-Markierungen vermitteln dem Filter, dass Ihre Abonnenten Ihre E-Mails in ihrem Posteingang empfangen wollen. Nutzen Sie auf jeden Fall ein Opt-in-Verfahren, das den Abonnenten klar auf die Frequenz der E-Mails vorbereitet, die er von Ihnen erhalten wird. Versenden Sie nur spezifische, für dieses Zielgruppensegment relevante E-Mails, die den Abonnenten interessieren und ihn zum Engagement mit Ihrem Programm veranlassten, anstatt ihn dazu veranlassen, Ihre E-Mails als Spam zu markieren.
2. Authentifizieren Sie Ihre E-Mail.
Vermeiden Sie den Anschein von Spoofing-Mails, indem Sie Ihre E-Mails mittels SPF, DKIM und DMARK korrekt authentifizieren. Weitere Quellen zum Thema Authentifizierung finden sich auf unserer Webseite.
3. Vermeiden Sie Base64-Kodierung.
Die Verwendung von Base64-Kodierung ist eine übliche Taktik von Spammern, um den HTML-Code zu verstecken und die Inhaltsfilterung zu vermeiden. E-Mails mit Base64-Kodierung landen mit hoher Wahrscheinlichkeit im Bulk-Ordner. Bauen Sie Ihre E-Mails stattdessen mittels sauberem und vorschriftsmäßigem HTML-Code auf.
4. Vergewissern Sie sich, ob Ihre Links auf einer Blacklist erscheinen oder inaktiv sind.
Prüfen Sie, ob die verwendeten URLs auf einer Blacklist für URLs oder Domains wie URIBL und SURBL erscheinen. Wenn dies der Fall ist, bemühen Sie sich um die Löschung des Eintrags oder ändern Sie die URL. In gleicher Weise sollten Sie prüfen, ob die URLs, die Sie im Rahmen Ihrer E-Mails verwenden, aktiv sind und auf die richtigen Zielseiten führen. Der Eintrag in einer Blacklist und/oder inaktive URLs werden Ihre Reputation bei Postini und auch Ihre Posteingangsraten negativ beeinflussen. Das bezieht sich auch auf URL Shortener-Dienste wie bit.ly, die Sie im Rahmen Ihrer E-Mails auf alle Fälle vermeiden sollten.
5. Achten Sie auf die Formulierung in Ihrer Betreffzeile.Bestimmte Schlüsselwörter und Symbole in Ihrer Betreffzeile können den Postini-Filter auslösen. Vermeiden Sie das Präfix „ADV“ (was auf „Advertisement“ hinweisen könnte), Dollarzeichen oder mehrfache Ausrufezeichen.
6. Vermeiden Sie Ziffernfolgen, die typisch für Kreditkartennummern sind.
Der Postini-Filter verfügt über eine Funktion, die E-Mails auf Ziffernmuster und/oder Ziffernsequenzen überprüft, wie sie Kreditkartennummern oder US- Sozialversicherungsnummern entsprechen. Dies könnte auf Phishing-Mails deuten, die solche Nummern ausspähen sollen und führt in der Regel dazu, dass Postini diese E-Mails abfängt. Die folgenden Beispiele sind Ziffernmuster, die den Filter auslösen:
Folge von 16 Ziffern (Kreditkarte):
• n nnnn nnnn nnnn nnnn
• nnn-nnnn-nnnn-nnnn
• nnnn nnnn-nnnn nnnn
• nnnnnnnnnnnnnnnn
Muster aus 9-Ziffern (US-Sozialversicherung) – diese Ziffern können durch Leerzeichen, Bindestriche oder Punkte getrennt sein:
• nnn-nn-nnnn
• nnn nn nnnn
• nnn.nn.nnnn
• nnn-nn nnnn
7. Berücksichtigen Sie die Kriterien von SpamAssassin und anderen Filtern.
Anbieter von Spam-Filtern einigt dasselbe Ziel – Spam zu blockieren und nur legitime E-Mails durchzulassen. Unsere Tests zeigten, dass E-Mails, die aufgrund der SpamAssassin-Kriterien als problematisch eingestuft wurden, auch vom Postini-Filter negativ bewertet wurden. Da Postini die Grund dafür, warum Ihre E-Mail gefiltert wurde in der Regel nicht preisgibt, sollten Sie die Kriterien anderer Filter wie SpamAssassin kennen und nutzen, um Ihre E-Mails entsprechend anzupassen.
8. Testen Sie!Testen Sie die Inhalte Ihrer E-Mails, um festzustellen, welche Bestandteile - Betreffzeilen, URLs/Links, Text oder Bilder - Filterprobleme verursachen, auch wenn es ein zeitraubender Prozess ist. Sie werden die verschiedenen E-Mail-Elemente einzeln testen müssen, bis sie identifiziert haben, was den Filter passiert und was abgefangen wird.
Hiermit sind bei Weitem nicht alle Kriterien angesprochen, die ein Herausfiltern von E-Mails durch Postini verursachen. Ich bin sicher, auch Sie haben Filtergründe gefunden und eine Taktik entwickelt, um die Zustellung an den Posteingang zu erreichen. Nutzen Sie die Kommentarfunktion unten, um sich mit Return Path Experten und anderen E-Marketern auszutauschen.