Kriterien für eine gute Newsletter-Software

Newsletter gelten für viele Unternehmen nach wie vor als probates Mittel zur Ansprache von Kunden und Interessenten. So betrugen laut einer Studie der deutschen Post die Gesamtaufwendungen für das E-Mail-Marketing in Deutschland im Jahr 2015 rund zwei Milliarden Euro, im Marketing-Mix vieler Unternehmen ist es immer noch eine feste Größe. Der Einsatz professioneller Software ist dabei eine Grundvoraussetzung für ansprechende Ergebnisse. Doch welche Kriterien sollte eine gute Newsletter-Software eigentlich erfüllen? Datenschutz und Informationssicherheit Ab dem 25. Mai 2018 tritt die Datenschutz-Grundverordnung EU-weit in Kraft. Sie soll dazu dienen, dass einerseits die Datenschutzregeln innerhalb der EU vereinheitlicht werden und dass EU-Bürger andererseits mehr Kontrolle über ihre Daten erhalten. Um sich in einem rechtlich sicheren Rahmen zu bewegen, sollten Unternehmen bei der Wahl einer Newsletter-Software unbedingt darauf achten, dass der Anbieter in Übereinstimmung mit den neuen Richtlinien arbeitet. Um den Missbrauch von E-Mail-Adressen zu verhindern, muss die Anmeldung zu einem Newsletter prinzipiell per Double Opt-in erfolgen. Gleichzeitig muss gewährleistet werden, dass ein Newsletter-Empfänger nach einer Abmeldung auch wirklich keine E-Mails mehr erhält. Eine entsprechende Abonnentenverwaltung ist also unverzichtbar. Die Verwaltung von Rückläufern sollte ebenfalls Bestandteil der Software sein, um das Spamrisiko auf einem möglichst geringen Level zu halten. Dafür ist das sog. Bounce-Management notwendig. Dieses sorgt dafür, dass dauerhaft nicht erreichbare E-Mail-Adressen nicht mehr angeschrieben werden. Eine sehr wichtige Rolle in Bezug auf das Spamrisiko spielt die Zertifizierung durch die Certified Senders Alliance (CSA). Durch die Aufnahme der Massenversender – also der Softwareanbieter – auf eine Positivliste wird sichergestellt, dass die E-Mails nicht als Spam abgefangen werden und den Empfänger tatsächlich erreichen. Zertifiziert werden nur Anbieter, die die strengen rechtlichen und technischen Qualitätsstandards der CSA einhalten. Eine aktuelle Übersicht über die zertifizierten Versender findet sich auf der Seite der CSA. Gerade im Bereich von Cloud-Lösungen spielt Informationssicherheit eine besonders bedeutende Rolle. Die Serverstandorte sollten aus sicherheits- und datenschutztechnischen Gründen daher innerhalb des EU-Raums sein. Allgemeine Funktionen und Bedienbarkeit Eines der Grundprinzipien im E-Mail-Marketing ist die Personalisierung. Neben der persönlichen Anrede spielt dabei auch der Inhalt der E-Mail eine Rolle. Mit der Segmentierung der Empfängerlisten lassen sich die Abonnenten in verschiedene Zielgruppen einteilen, Content-Filter sorgen dafür, dass verschiedene Versionen eines Newsletters versendet werden können, so dass jede Zielgruppe die für sie relevanten Inhalte erhält. Marketingverantwortliche sind in der Regel keine IT-Experten. Ein Newsletter-Programm sollte daher über eine Auswahl von Templates verfügen, die individuell für das jeweilige Unternehmen erstellt wurden und mit denen sich einfach Newsletter erstellen lassen. Dabei ist wichtig, dass die Templates responsiv sind, so dass der Newsletter automatisch entsprechend der Bildschirmgröße dargestellt wird, unabhängig ob es sich um einen Desktop-PC oder ein Smartphone handelt. Da die Darstellung von HTML-Mails nicht in jedem Mailprogramm Standard ist, sollte der Newsletter automatisch auch als Plain Text-Version verschickt werden. Damit wird sichergestellt, dass jeder die E-Mail lesen kann. Ein einfach zu bedienender Editor komplettiert die Anforderungen an die Bedienbarkeit. Im Idealfall passt dieser Bilder und Texte automatisch an und optimiert sie für den Versand, so dass manuelle Arbeiten entfallen. Um das E-Mail-Marketing und einzelne Newsletter evaluieren zu können, sind Versandreporte und Analysen unumgänglich. Als feste Größen haben sich dabei Klick- und Öffnungsraten durchgesetzt, da sie sehr konkreten Aufschluss über das Empfängerverhalten geben. Weitere wichtige Anhaltspunkte sind die Anzahl der Bounces und die Unsubscriber-Rate, sie sollten daher ebenfalls Bestandteil der Reporte sein. Technische Voraussetzungen Damit eine Newsletter-Software einwandfrei funktioniert, muss es möglich sein, sie mit anderen Systemen zu integrieren. Integrationen erleichtern den Import und Updates von Informationen aus bereits existierenden Systemen und sind für die Vollständigkeit von Daten unverzichtbar. Mit der Verknüpfung verschiedenen Datenquellen lassen sich außerdem Multi-Channel-Maßnahmen realisieren. Kundenservice und Support Jede Software kann ab und zu Probleme bereiten und gerade bei Newslettern herrscht oft Zeitdruck. Eine umfangreiche Schulung durch den Anbieter und ein persönlicher Ansprechpartner sind dabei ebenso wichtig, wie ein zuverlässiger technischer Support, der auch in Notfällen schnell handelt und zuverlässig agiert. Vielzahl von Anbietern Die Zahl der Anbieter von E-Mail-Marketing-Software ist unübersichtlich. Einen ersten wichtigen Anhaltspunkt liefert aber das CSA-Whitelisting. Um die Zustellbarkeit der Newsletter zu sichern, ist es unverzichtbar. Da die Funktionen und Preise sich je nach Anbieter sehr unterscheiden können, sollte man im nächsten Schritt einen Anforderungskatalog erstellen und erst im Anschluss daran konkrete Angebote einholen. Eine Portion Skepsis ist angebracht, wenn Anbieter mit Gratisversand werben. Zum einen ist dieser auf eine bestimmte Abonnenten- und Newsletter-Anzahl begrenzt und zum anderen leidet der Service darunter. Wer regelmäßig Newsletter versenden möchte und gewisse Ansprüche an Sicherheit, Bedienbarkeit und Service hat, sollte sich für einen professionellen Anbieter entscheiden. Tipp: Wie man Newsletter persönlicher gestalten kann, ist hier nachzulesen.