Wie erstellt man ein Webinar? 9 Tipps für einen erfolgreichen Start

Webinare sind im modernen Marketing sehr beliebt. Sie ermöglichen es, ein aktuelles Thema im richtigen Moment zu behandeln, dabei interaktiv mit den Teilnehmenden zu interagieren und das Webinar für später aufzuzeichnen. Webinare sind zudem kosteneffektiv und einfach umzusetzen. Es gilt allerdings einige Dinge zu beachten, bevor man beginnt, Webinare anzubieten. Webinare müssen sehr gut geplant und vorbereitet werden, da es einige Stolpersteine bei der Durchführung geben kann. In diesem Artikel gehen wir die wichtigsten Faktoren ein, die eine Rolle bei der Planung professioneller Webinare spielen. Außerdem haben wir eine umfassende Checkliste in Form einer Infografik für Sie zusammengestellt. 1. Ziel 2. Zielgruppe 3. Experten 4. Inhalt 5. Plattform 6. Equipment 7. Marketing 8. Event 9. Nachbereitung

1. Ziel

Alles sollte mit der Frage beginnen: "Warum führen wir dieses Webinar durch?" Ist es Ihr Ziel, mehr Leads zu generieren, einen Mehrwert für Ihre Kunden zu schaffen oder Ihre Zuhörer zu einem bestimmten Thema zu schulen? Was immer Ihr Ziel sein mag, wird die Herangehensweise an Ihr Thema bestimmen, den Content vorgeben, Ihre Zielgruppe ansprechen und die Art bestimmen, wie Sie mit Ihren Teilnehmern interagieren. Das Ziel des Webinars bestimmt außerdem die Kennzahlen, die Sie im Nachgang des Webinars auswerten und die Statistiken, die Sie erstellen. Seien Sie realistisch bei der Auswahl des Themas. Besonders wenn Sie erstmalig mit Webinaren starten, ist es wichtig, ein Thema auszuwählen, bei dem Sie sich sicher sein können, dass es viele Zuhörer anzieht. Wenn Sie einmal bekannt für Ihre guten Webinare sind, können Sie beginnen, auch Nischenthemen anzubieten. 2. Zielgruppe Ihre Zielgruppe bestimmt, warum Sie das Webinar genau durchführen. Wenn Sie ein Webinar für Bestandskunden anbieten, wird sich der Blickwinkel und der Inhalt des Webinars stark von Webinaren unterscheiden, die Sie beispielsweise für potenzielle Kunden anbieten. Wenn Sie ein Webinar mit Bestandskunden oder Partnern durchführen, können Sie natürlich viel mehr wertvolle Informationen geben, weil die Zuhörer bereits mit Ihrem Service oder Produkt vertraut sind. Detaillierte Produktinformationen und Besonderheiten Ihres Services sind Beispiele für Inhalt, den Sie in Webinaren für Bestandskunden und Partnern thematisieren können. Achten Sie allerdings darauf, den Inhalt nicht zu technisch-orientiert zu präsentieren, damit Ihre Zuhörer besser folgen können, auch wenn Sie mit Ihrem Service oder Produkt bereits vertraut sind. Wenn Sie während des Webinars zu stark auf technische Informationen eingehen, könnte die Präsentation zu langweilig werden. In Webinaren, die auf Leads oder potenzielle Kunden abzielen, könnten Sie die Highlights Ihres Produktes oder Services thematisieren. Achten Sie aber darauf, nicht zu viel preiszugeben, damit Sie nicht zu viele Informationen kostenlos herausgeben. Sie sollten auch nicht zu sehr auf Details eingehen, mit denen die potenziellen Kunden noch nicht vertraut sind. Leads sollten Sie zunächst mit Inspirationen versorgen, Bedürfnisse wecken und ihr Vertrauen in Sie stärken.

3. Experten

Wenn Sie einmal Zielgruppe Ihre kennen, sollten Sie bestimmen, wer das Webinar zu einem bestimmten Thema durchführt. Auch wenn Sie der ausgewiesene Webinar-Host Ihres Unternehmens sind, versuchen Sie nicht, diese Aufgabe alleine zu stemmen. Die Zuhörer finden es schnell langweilig, immer dasselbe Gesicht in jedem Webinar Ihres Unternehmens zu sehen. Versuchen Sie einen interessanten Mix mit talentierten Menschen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zu schaffen, die auf interessante Art und Weise ihre Expertise weitergeben. Halten Sie stets einen Plan B in der Hinterhand. Menschen können zum Beispiel krank werden. Wer kann das Webinar übernehmen, wenn der Moderator des Webinars erkrankt? Überlegen Sie sich Themen, die interessant sein könnten und bestimmen Sie Personen, die dazu die meisten Kenntnisse haben. Betrachten Sie die die Experten als Performer. - Wie gut sind die rhetorischen Fähigkeiten? - Kann er oder sie packend über ein Thema berichten? - Kann der Experte unter einem gewissen Druck antworten, wenn Zuhörer Fragen stellen?

4. Inhalt

Sammeln Sie Ideen und beginnen Sie geeignetes Material zusammenzustellen. Notieren Sie, was andere Leute in Ihrem Segment machen. Lassen Sie sich von der Konkurrenz inspirieren und finden Sie heraus, was Sie Eigenes daraus machen können. Nutzen Sie Ihre Kollegen als Quelle für Fallbeispiele oder um eine zweite Meinung einzuholen. Eine einzige Person sollte alle Materialien für das Webinar zusammenzufügen, und danach sollten Sie sichergehen können, dass die Präsentation "präsentabel" ist. Unscharfe Bilder, verspielte Schriften und volle, unübersichtliche Folien, gehören nicht in eine Webinar-Präsentation. Es ist am besten, in Webinaren nur Folien mit einer minimalen Anzahl an Text oder nur einem einzigen Bild zur Illustration zu haben und dann über diese zu sprechen. Auf diese Weise können die Zuhörer sich auf das konzentrieren, was Sie sagen und sind nicht abgelenkt vom Lesen der Folien. Erstellen Sie zu Beginn eine Agenda-Folie, damit die Teilnehmenden wissen, was sie an welcher Stelle erwartet. Viele Zuhörer werden nebenbei ihrem Tagwerk nachgehen und sich nur auf die Teile konzentrieren, die relevant für sie sind. Jeder profitiert von einer Generalprobe des Webinars, auch wenn er oder sie bereits viele Webinare durchgeführt hat. Es ist immer empfehlenswert, ein paar Mal mit allen teilnehmenden Moderatoren das Webinar zu üben. Zunächst einmal erhalten Sie eine Idee davon, wie viel Zeit Sie benötigen. Das ist sehr wichtig, weil Sie auf diese Weise nicht ein einstündiges Webinar ankündigen, welches nachher nur 20 Minuten lang ist, oder aber um 20 Minuten überziehen. Das Feedback, dass wir zu unseren eigenen Webinaren erhalten haben, bestätigt dies: Die Zuhörer sind zufrieden, wenn man sich genau an die vorgegebene Zeit hält. Normalerweise sind 30 bis 45 Minuten eine gute Länge für ein Webinar. Am Ende könnten Sie 15 bis 20 Minuten für die Fragen der Teilnehmenden einplanen. Wenn Sie einige Moderatoren im Webinar haben, die sich gut mit dem Thema auskennen, sollten Sie zuvor bestimmen, wie Sie aufteilen, wer wann etwas sagt. Das hilft Ihnen, das gleichzeitige Sprechen von mehreren Moderatoren zu vermeiden und sich nicht gegenseitig ins Wort zu fallen. Eine Generalprobe hilft dabei, Sie professioneller klingen zu lassen und entspannter und selbstbewusster in das Webinar zu gehen. Sie möchten in Zukunft zu unseren Webinaren eingeladen werden? Dann melden Sie sich für unseren monatlichen Newsletter an.

5. Plattform

Eine geeignete Plattform für Ihre Webinare auszuwählen, ist essenziell, da dies entscheidet, welche Funktionalitäten Ihnen und den Teilnehmenden zur Verfügung stehen. Einige beispielhafte Tools: - GoToWebinar - Adobe Connect - ClickMeeting - Join.me - Zoho Meeting Diese (und viele weitere Webinar-Tools) unterscheiden sich in allen möglichen Features, die Sie sich vorstellen können. Teilnehmerzahl, Screen Sharing Optionen, Interaktionsmöglichkeiten, Paketoptionen und natürlich im Preis. Aus diesem Grund müssen Sie erneut das Ziel und die Zielgruppe für Ihre Webinare betrachten. Was sind die wichtigsten Funktionalitäten für Ihr Einsatzszenario? - Benötigen Sie mehr als 100, mehr als 1.000 oder noch mehr Teilnehmende als maximale Anzahl in Ihren Webinaren? - Sollen Moderatoren außerhalb Ihrer Organisation präsentieren können? - Sollen die Teilnehmenden miteinander chatten können?

6. Equipment

Die Qualität von Webinaren steigt und fällt mit der Technik, die verwendet wird. Daher sollten Sie einige Ressourcen – sowohl Zeit als auch Geld – investieren und gutes Equipment zu verwenden, wenn Sie Ihre Webinare durchführen. Video Sie werden Ihr Webinar entweder von Ihrem Laptop oder Desktop-Computer aus ausrichten. Basierend darauf – sowie auf Ihren persönlichen Vorlieben – werden Sie entweder die Kamera von Ihrem Laptop oder eine externe Kamera verwenden. Externe Kameras haben den Vorteil, dass Sie einen größeren Ausschnitt Ihrer Umgebung einfangen können. Eine Laptop-Kamera zeigt immer die gleiche beschränkte Ansicht aus dem gleichen Blickwinkel, welcher zudem nicht besonders vorteilhaft ist. In einigen Fällen werden Sie evtl. nur eine Keynote auf dem Bildschirm zeigen. Bedenken Sie aber, dass ein Bild oder Video der Moderatoren dem Webinar einen persönlicheren Charakter verleiht. Auf den meisten Plattformen können Sie den Webcam-Stream und den Screencast simultan anzeigen, in einer Art Bild-in-Bild Format. Audio Sound- oder Video-Verzögerungen sind niemals gut. Nicht für Sie und auch nicht für Ihre Teilnehmer, die ihre Zeit dafür aufwenden, Ihnen zuzuhören. Sie sollten daher für ein angenehmes Seh- und Hörerlebnis sorgen, ohne Knacken, Rauschen, Klopfen oder anderen unangenehme Nebengeräusche. Daher empfehlen wir ausdrücklich, ein externes Mikrofon zu verwenden und nicht das eingebaute Mikrofon Ihres Laptops. W-LAN Diesen Aspekt können Sie getrost außer Acht lassen, wenn Ihre W-LAN-Verbindung stabil und schnell ist. Allerdings bekommen Sie Probleme mit Ihrem Webinar, wenn die W-LAN-Verbindung schlecht ist. Sollten Sie bereits Probleme mit Ihrem W-LAN gehabt haben, sollten Sie lieber auf das klassische Netzwerkkabel zurückgreifen. Wenn Sie auf Nummer Sicher gehen möchten, sollten Sie immer das Breitband-Internet für Ihre Webinare nutzen. W-LAN-Verbindungen können immer aus unklaren Gründen unterbrochen werden. Wenn Sie Ihre Plattform und Ihr Equipment für das Webinar einmal eingerichtet haben, testen Sie alle Funktionen, die Sie in Ihrem Webinar nutzen möchten. Wechseln Sie zwischen den einzelnen Folien, übergeben Sie das Mikrofon an einen anderen Moderatoren, klicken Sie auf Links, probieren Sie die Keynote aus und testen Sie alles, was Ihnen einfällt. In anderen Worten: Machen Sie alles, was Sie auch im Live-Webinar tun würden.

7. Marketing

Als nächsten Schritt sollten Sie herausfinden, wie Sie die Leute erreichen können, die an Ihrem Webinar teilnehmen sollen. Wenn Sie ein Webinar für Ihre Bestandskunden anbieten, ist diese Aufgabe einfach, da die Kontaktdaten vermutlich vorliegen. Wenn Sie ein E-Mail-Marketing oder Marketing Automation-Tool mit Event- und Webinar-Integration haben, wird es noch einfacher. Wenn all Ihre Tools miteinander kommunizieren, können Sie Webinar-Teilnahmen als einen Teil Ihrer Automationskette aufnehmen, oder Sie erstellen gezielte Einladungslisten mit der besten Zielgruppe für ein bestimmtes Webinar. Mit einer guten Marketing Automation-Plattform ist es sehr einfach herauszufinden, welche Art von Interessen ein Kunde oder Lead hat und in welcher Phase er sich gerade befindet: Möchten die Person etwas kaufen oder ein Upgrade durchführen? Ist ein Kunde momentan unzufrieden und benötigt eine Rückversicherung? Ist der Ansprechpartner neu und bereit, etwas zu lernen? Marketing Automation kann Ihnen zudem dabei helfen, die Teilnehmenden erneut zu erreichen - oder auch die, die sich zwar angemeldet, aber nicht am Webinar teilgenommen haben. Wenn Sie ein Webinar mit Leads durchführen, müssen Sie diese zunächst irgendwie erreichen. Sie haben hinsichtlich Social Media und Display Advertising sehr viele Möglichkeiten. Basierend auf Ihrer Zielgruppe, können Sie folgendes ausprobieren: - Facebook Ads - LinkedIn Ads - Google Display Ads - Instagram Ads Sie können aber auch ein Webinar nur für ausgewählte Leute anbieten und kein öffentliches Webinar. Auf wen Sie Ihr Marketing auch ausrichten, Sie sollten klare Anweisungen bezüglich des Webinars geben. So können Sie eine Menge Fragen im Vorfeld der Veranstaltung vermeiden und geben Ihren Teilnehmenden eine gewisse Sicherheit. Informieren Sie Ihre Teilnehmer darüber, wann und wie genau sie an dem Webinar teilnehmen können und ob spezielle Installationen auf dem Rechner notwendig sind. 8. Event Der Tag ist also gekommen und Sie sind bereit, Ihr Webinar der Welt zu präsentieren. Nun ist es an der Zeit, intensiver in die Technik einzusteigen und Schritt für Schritt die einzelnen Programmpunkte durchzugehen. Falls irgendetwas mit dem Registrierungslink nicht funktioniert, sollten Sie eine Person in der Hinterhand haben, die sich um die technischen Probleme der Teilnehmer kümmern kann. Wenn das Webinar einmal gestartet ist, werden Sie keine Zeit haben, technische Probleme zu lösen. Um Zeitüberschneidungen bei der Verwendung des Webinar-Tools zu vermeiden (besonders in größeren Institutionen, in der viele Personen das Webinar-Tool verwenden kann das leicht passieren): Pflegen Sie einen Webinar-Kalender. Führen Sie nicht mehrere Webinare am selben Tag durch und überprüfen Sie die Termine für die Webinare Ihrer Konkurrenz ebenfalls. Sie möchten ja ein Alleinstellungsmerkmal haben und nicht in einem Meer von ähnlichen Webinaren untergehen. Überlegen Sie sich im Vorfeld, wie Sie mit den Fragen der Teilnehmenden umgehen möchten. Eventuell haben Sie etwas Zeit für die Fragen am Ende des Webinars eingerichtet. Oder Sie möchten diese direkt während des Webinars beantworten, wenn die Fragen aufkommen? Überlegen Sie sich auch, wie Sie mit den Fragen umgehen möchten, die Sie nicht direkt beantworten können. Überprüfen Sie bei Bedarf mehrmals alle technischen Features im Voraus - das heißt eine halbe Stunde vor Beginn des Webinars. Auf diese Weise haben Sie genügend Zeit auf alle möglichen Probleme zu reagieren, bevor Sie online gehen. Überprüfen Sie Ihre Kamera, Ihr Mikrofon, die Screen-Sharing Funktion. Wenn Ihr Webinar-Tool über eine Aufnahmefunktion verfügt, stellen Sie sicher, dass Sie die Aufnahme starten, wenn Sie live gehen. Zu Beginn sollten Sie sich entspannen, ein Lächeln aufsetzen, auf Start klicken und Ihre Teilnehmer mit einem freundlichen Gruß willkommen heißen. Nun kann eigentlich nicht mehr viel schief gehen, da Sie sich ja gut vorbereitet haben. ---------- Nun ist es Zeit, das Webinar zu beenden. Bedanken Sie sich bei Ihren Teilnehmern für ihre Zeit und erklären Sie ihnen, was im Nachgang des Webinars passiert. Sie können aber auch zu Beginn des Webinars sagen, was im Nachgang passiert, damit diejenigen, die das Webinar früher verlassen, diese Information auch erhalten. Beenden Sie das Webinar und die Aufzeichnung und stellen Sie sicher, dass alles korrekt beendet wurde, bevor Sie mit Ihren Kollegen im Büro über das Webinar reden.

9. Nachbereitung

Um den Kreis zu schließen, lassen Sie uns zum Ziel des Webinars zurückgehen. Ob das die Gewinnung neuer Leads war, Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten oder auch einfach um zu informieren, kontaktieren Sie immer die Personen, die an Ihrem Webinar teilgenommen haben. Die Art der Kontaktaufnahme kann variieren. Bitte behalten Sie im Hinterkopf, dass "Vielen Dank für Ihre Teilnahme"-Mails in der Regel eine sehr gute Öffnungsrate haben, also nutzen Sie diese Möglichkeit. Sie können einen Feedbackfragebogen versenden, wenn Sie gerne wissen möchten, wie den Teilnehmern das Webinar gefallen hat und was eventuell noch für das nächste Mal verbessert werden kann. Es ist sehr zu empfehlen, eine Bewertungsmatrix mitzusenden, wie z. B. "Wie fanden Sie das Webinar auf einer Skala von 1-5?", damit Sie einen mathematischen Durchschnitt erstellen können, um diesen der Geschäftsführung oder Ihrem Manager zu präsentieren. Sie könnten Ihren Kunden und Leads im Nachgang einen ausführlichen Newsletter mit der Aufzeichnung des Webinars, eventuell einiger interessanter Artikel und natürlich den Feedbackfragebogen zusenden. Sie können auch das persönliche Gespräch suchen und die Teilnehmer anrufen, die detailliertere Fragen während des Webinars hatten. Schauen Sie sich das Feedback genau an und reflektieren Sie es. Eine der wichtigsten Fragen in unseren Umfragen ist "Welche Webinar-Themen wünschen Sie sich in der Zukunft von uns?" Wenn Sie auf die Wünsche Ihrer Kunden hören, können Sie sicher sein, dass Sie immer besser und besser in Ihren Webinaren werden. An diesem Punkt beginnt bereits die Planung für das nächste Webinar. Zum Schluss werfen Sie noch einen Blick auf unsere Infografik: