Die perfekte Auswahl eines E-Mail-Marketing-Tools

Gerade in der aktuellen Situation beschäftigen sich einige Unternehmen mit den Möglichkeiten eines E-Mail-Marketing-Tools, die bislang vielleicht noch keinen Bedarf dafür hatten. Was vielen nicht bewusst ist, mit einem E-Mail-Tool geht man in der Regel eine langfristige Beziehung ein. Eine Scheidung – also der Wechsel des Anbieters – ist zwar nicht unmöglich, aber verschlingt meist sehr viel mehr Zeit und Ressourcen als man zunächst dafür eingeplant hat.

Deshalb sollte man sich im Vorfeld die Zeit nehmen und erst einmal definieren, welche Kriterien das Tool erfüllen muss, bevor man eine Entscheidung trifft. Bei einer Ehe prüft man schließlich auch erst einmal, ob der Partner zu einem passt, bevor man sich lebenslang bindet. Dabei spielen selbstverständlich auch die Kosten eine Rolle, aber vielleicht nicht die wichtigste.

Warum ist ein Wechsel des Anbieters so aufwändig?

Zunächst einmal sammelt man natürlich die Permissions (rechtsgültige Nachweise) der Empfänger in dem jeweiligen E-Mail-Marketing-Tool. Oftmals sind diese Daten gar nicht so einfach von einem Anbieter auf den anderen übertragbar. Das heißt, bei einem Tool-Wechsel muss die Recherche dann außerhalb des aktuellen Systems fortgesetzt werden, wenn es zu Rechtsstreitigkeiten kommt oder der Empfänger einen Auszug über die gespeicherten Daten haben möchte, weil die Daten nur noch als Export zur Verfügung stehen.

In der Regel ist das E-Mail-Marketing-Tool keine Insellösung. Es wird stark mit anderen Systemen, wie dem Shop- oder CRM-System, vernetzt, um Automatisierungsprozesse zu verwirklichen. Diese Schnittstellen zu einem neuen Tool wiederaufzubauen, kostet viel Zeit und meist auch Nerven. Die laufenden Kampagnen und Prozesse, die im alten Tool über Monate und Jahre entstanden sind, in einem neuen System nachzubauen, ist ebenfalls ziemlich mühsam.

Aus diesen Gründen scheuen viele am Ende den Schritt, den Anbieter zu wechseln, auch wenn sie mit den aktuellen Gegebenheiten nicht mehr glücklich sind.

Eine grundlegende Entscheidung vor der Recherche

Bevor Sie mit der Suche nach möglichen Anbietern starten, sollten Sie sich eine grundlegende Frage stellen: Möchten Sie Ihre Daten außer Haus geben oder ist das für Sie undenkbar?

Denn je nachdem, wie Ihre Antwort ausfällt, kommen nur On-Premise-Lösungen (Inhouse- bzw. Lizenz-Lösung) oder On-Demand-Lösungen (auch bekannt als Cloud oder Software-as-a-Service) in Frage. Diese Entscheidung ist deswegen so grundlegend, weil die meisten Anbieter nur entweder oder anbieten.

Beide Modelle haben gewisse Vorzüge, aber auch Nachteile. Das Hauptargument für die On-Premise-Lösung ist natürlich die maximale Datenkontrolle. Während eine On-Demand-Lösung damit besticht, dass man sich weder um den Kauf noch um die Wartung von Hard- sowie Software kümmern muss und sie meistens automatisch up-to-date ist. Daneben gibt es aber noch zahlreiche weitere Argumente, die für oder gegen das jeweilige Modell sprechen.

Die gute Nachricht ist jedoch: Es gibt für beide Modelle Lösungen ab 0 Euro, die durchaus sinnvolles E-Mail-Marketing erlauben. Ob die günstigste Lösung jedoch zu den eigenen Anforderungen passt, das ist eine andere Fragestellung.

Wenn Sie sich für eine Methode festgelegt haben, können Sie einen Anforderungskatalog erstellen, mit dem Sie sich auf die Recherche machen.

Welche Anforderungen muss ein E-Mail-Marketing-Tool erfüllen?

Folgende Aspekte sollten Sie in Ihre Entscheidungsfindung einfließen lassen:

1. Passt der Funktionsumfang des Tools zu Ihnen?

Beim Funktionsumfang kann man nicht sagen, je mehr desto besser. Wichtig ist, dass das Tool zu Ihren individuellen Anforderungen passt. Für manche ist eine reduzierte, intuitive Oberfläche besser geeignet als ein Bauchladen voller Möglichkeiten. Es empfiehlt sich in Use Cases zu denken. So können Sie eher beurteilen, ob ein Feature wirklich nötig ist oder nicht.

Tipp: Denken Sie in die Zukunft! Denn wie eingangs schon erläutert, bindet man sich an ein E-Mail-Marketing-Tool langfristig.

2. Wie viel können oder wollen Sie für Ihr E-Mail-Marketing ausgeben?

Definieren Sie ein angemessenes Budget. Mit Open-Source-Produkten oder bei sehr kleinen Verteilern kann man auch im Cloud-Bereich ab 0 Euro versenden. Sie sollten jedoch bedenken, dass diese Lösungen evtl. langfristig nicht Ihren Anforderungen genügen und der doppelte Implementierungsaufwand in Manpower ebenfalls Kosten verursacht.

3. Haben Sie gehobene Ansprüche bei Betreuung oder Flexibilität?

Wenn Ihnen die persönliche Betreuung wichtig ist, dann sollten Sie das Service- und Support-Angebot in Ihre Entscheidung einfließen lassen. Ein Kriterium könnte auch sein, dass der Support Ihre Muttersprache beherrscht und zu Ihren Bürozeiten erreichbar ist. Nicht immer ist eine Out-of-the-box-Lösung der Perfect-Fit. Wenn Sie Individualentwicklungen benötigen, achten Sie darauf, ob der Anbieter dazu in der Lage ist.

4. Wo sitzen der Anbieter bzw. die Muttergesellschaft?

Gerade mit Unternehmen außerhalb der EU müssen in diesem Fall auch die Standardvertragsklauseln unterzeichnet werden. Wenn man möglichen Angriffspunkten aus dem Weg gehen möchte, dann sollte man sich eher auf Anbieter innerhalb der EU konzentrieren.

5. Welche Schnittstellen zum E-Mail-Marketing-Tool soll es geben?

Wenn klar ist, welche Systeme miteinander kommunizieren sollen und in welcher Häufigkeit, kann man auch gezielt abfragen, ob der Anbieter dazu in der Lage ist.

6. Haben Sie Spezialanforderungen?

Müssen Sie beispielsweise Dienstleister nutzen, die eine ISO-Zertifizierung vorweisen können oder brauchen Sie eine mandantenfähige Lösung. Solche Kriterien sollten Sie ebenfalls in Ihren Anforderungskatalog aufnehmen.

Wenn Sie sich zu all diesen Punkten Gedanken gemacht haben, dann können Sie mit folgendem 5-Punkte-Plan zum richtigen E-Mail-Marketing-Tool finden:

• Anforderungskatalog definieren (Hard Facts)
• Longlist erstellen (Quellen: Suchmaschinen, Empfehlungen, Bewertungsplattformen, Erfahrungswerte, Events, Medien)
• Shortlist auswählen (Longlist mit Anforderungskatalog abgleichen)
• Online-Demo und Test-Account nutzen (Persönlicher Eindruck – Soft Facts)
• Toolauswahl (Hard Facts und Soft Facts einfließen lassen)

Weitere Informationen und Kriterien, die Sie bei der Auswahl eines E-Mail-Marketing-Tools unterstützen können, finden Sie im kostenlosen Whitepaper „Vorgehen bei der E-Mail-Tool-Auswahl“ der Firma AGNITAS. Über folgenden Link können Sie das Whitepaper downloaden: https://bit.ly/toolwahl