6 handfeste Tipps, die die Faxversand-Qualität verbessern!

Sehr häufig werden die Faxvorlagen für Ihren Massen-Fax-Versand in der Grafikabteilung oder in einer Agentur erstellt. Verständlich ist, dass Grafiker in ausdrucksstarken Farben und Design´s denken. Die Masse der Werbemittel wird für den Versand von E-Mails oder für die Printwerbung erstellt, seltener als Vorlage für den Marketing-Faxversand.

Wird eine Faxvorlage erstellt, wird in der Regel erst vorhandenes Material gesichtet. Frei nach dem Motto, „da haben wir doch etwas zum verfaxen“.

Für den Desktop-Faxversand aus Ihrem E-Mail-Client oder aus Ihrer Microsoft-Office-Anwendung, wie z.B. Microsoft-WORD, ist es ebenfalls hilfreich die Qualität der versendeten Faxvorlage zu beachten. Dies gilt auch bei automatisiert versendeten Transaktions-Faxen aus Ihrer Applikation. Der Empfänger soll ja den kompletten Inhalt der wichtigen Unternehmenskommunikation gut lesen und wahrnehmen können.

Fax-Versand ist eine Technologie, die nicht farbig daher kommt, sondern in schwarz-weiß „denkt“. Die Faxtechnologie ist in ihrer Auflösung begrenzt. Bei einer Fax-Auflösung von 200 x 200 dpi spricht man von Feinauflösung. Höher auflösende Faxgeräte (Farbfaxe) haben sich in der Praxis nicht durchgesetzt.

Diese beiden Gegebenheiten, schwarz-weiß-Technik und Fax-Auflösung, sind in den Grafik-Abteilungen nicht immer präsent. Folgende Tipps helfen, schon beim Entwurf einer Vorlage für den Faxversand, die gute Faxqualität einzubauen.

1. Keine flächigen Hintergründe

Jeder Hintergrund einer Faxvorlage, farbig oder in einem Grauton, wird beim Faxversand „gepixelt“. Das Faxgerät kennt nur den schwarzen Punkt. Sitzt ein schwarzer Punkt am anderen, ergibt das vollflächig schwarz. Grautöne entstehen durch mehr oder weniger große, weiße Freiräume zwischen den schwarzen Punkten.

2. „Schlagschwarz“ und kein dunkles Anthrazit

Oft wählen die Gestalter von Faxvorlagen dunkle Anthrazittöne, die kaum von schwarz zu unterscheiden sind. Hier ist das Faxgerät unbestechlich. Es wird weiße Pixel beim Druck einfügen. Das Ergebnis ist eine „verpixelte“ Darstellung und obendrein wird die Übertragungszeit beim Faxversand stark erhöht.
Werden Faxe an Empfänger versendet, die via Fax-to-Mail zurückgesendet werden (Bestellung, Bestätigungen, etc.) und evtl. automatisch ausgelesen werden, wiegt die Lesbarkeit besonders schwer.

3. Schriften schnörkellos und „schlagschwarz“

Verwenden Sie klare und schnörkellose Schriften ohne sogenannte Serifen, wie z.B. Times New Roman. Zu den serifenlosen Schriften zählt beispielsweise Arial. Deutlich lesbarer werden Fax-Botschaften mit Schriften ab 10 pt. Verfassen Sie Ihre Botschaft für den Fax-Versand besser in etwas größeren Lettern.
Die häufigste Ursache schlecht lesbarer Schriften, ist jedoch die Farbe. Auch hier ist es so, dass die verwendete Schriftfarbe häufig von „schlagschwarz“ abweicht. Jedes Abweichen von schwarz, selbst wenn es für das Auge vermeintlich schwarz ist, ergibt eine schlechtes Schriftbild. Das gilt bei Marketing-Faxen und Transaktions-Faxen (Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen, etc.) gleichermaßen.
Wie unter 2. erläutert, werden von schwarz, abweichende Farben, mit einem Weißabstand zwischen den schwarzen Punkten dargestellt. Stellen Sie sich das bei den feinen Strichen des Buchstaben „T“ vor. Eine Pünktchen-Linie ist das Ergebnis.

4. Reduzierte Bilder und Grafiken mit schnell erfassbarem Bildinhalt

Egal ob Grafik oder Bilder, je kleinteiliger die Bildinformationen, umso länger dauert es die Fax-Botschaft visuell zu erfassen. Kommen bei einer Faxvorlage Farbe oder viele Graustufen hinzu, wird es noch schwieriger. Der Grund: die Bilder werden durch die Umsetzung in schwarz-weiß stark „pixelig“.
Sind die Bilder kleinformatig und zu viele davon auf einer Fax-Seite platziert, wird der Leser sich nicht die Mühe machen diese via Fax empfangene Seite zu entschlüsseln. Die Gefahr ist groß, dass eine solche Faxseite in der runden Ablage endet.
Das ist doppelter Schaden. Der Empfänger nimmt die Bildwerbung nicht auf und hohe Übertragungszeiten beim Faxversand belasten Ihren Geldbeutel.

5. Texte kurz und knackig – Wichtiges zuerst – zur Handlung auffordern

Sinn Ihrer Faxbotschaft ist, dass sie gelesen wird. Ihre Texte sollen verkaufen. Da helfen nur die altbewährten Texterregeln. Nur Textinhalte die Ihre Zielgruppe interessieren schaffen es, dass sie gelesen werden.
Fassen Sie sich kurz. Viele via Faxversand empfangene Fax-Vorlagen wandern in den Papierkorb weil zu langatmig geschrieben wird. Kurz und knackig, Wichtiges zuerst!
Versäumen Sie es nicht, Ihren Leser an die Hand zu nehmen und ihm zu sagen was er als Nächstes tun soll.

6. Übersichtliche Gestaltung

Die Gestaltung Ihres Faxmailings soll die Lesbarkeit unterstützen. Je klarer und strukturierter Sie gestalten, umso leichter werden Bilder und Texte erfasst.
Überfrachten Sie die Fax-Seite nicht. Schaffen Sie Freiräume und Ankerpunkte fürs Auge. So können Sie den Leser führen. Fordern Sie den Leser sehr zügig zur Handlung auf. Dies zu fördern ist die Aufgabe bei der Gestaltung der Fax-Vorlagen für den Faxversand.
Es geht nicht um Schönheit in erster Linie, sondern es geht darum die Zeit, die der Leser spendiert, optimal zu nutzen.


Ganz egal ob Sie einzelne Faxseiten oder Marketing-Aktionen im Auge haben, die Qualität ist wichtig für Ihren Erfolg. Mit den LCOM-Dienstleistungen kommunizieren Sie bequem, schnell und Faxversand ist überaus einfach zu bewerkstelligen. Unsere Fax-Services für Ihre Desktop-Anwendungen und Applikations-Faxe fügen sich nahtlos in Ihre IT-Welt ein. Versenden Sie Faxe über Ihren E-Mail-Client oder direkt aus Ihren Office-Anwendungen, wie z.B. WORD, EXCEL oder PowerPoint, etc. Selbst große Verteiler und gemischte Listen mit Fax- und E-Mail-Adressen stellen kein Problem dar.

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