3 Richtlinien für digitale Rechnungen
Der postalische Versand von Rechnungen (und sonstiger Transaktionskommunikation) ist ein signifikanter Kostenfaktor in Unternehmen. Nicht nur Papier, Porto und Druck verursachen Kosten sondern auch die (oftmals manuellen) Prozesse zur Rechnungserstellung und -bearbeitung. Die Vorteile vom Rechnungsversand per E-Mail liegen auf der Hand, doch viele Unternehmen sind verunsichert bezüglich der rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Wir zeigen, was zu beachten ist sowie darüber hinaus, wie elektronische Rechnungen auch als Marketing-Instrument genutzt werden können.
Rechnungen sind oftmals Zahlungsaufforderungen, weshalb gefälschte elektronische Rechnungen leider ein beliebtes Instrument von Betrügern sind, um Empfänger zu unrechtmäßigen Zahlungen zu bewegen. Daher werden diverse rechtliche Anforderungen an den elektronischen Rechnungsversand gestellt, um Nutzer vor Missbrauch zu schützen. Unternehmen müssen im Wesentlichen drei Anforderungen umsetzen.
1. Der Nutzer muss ein Opt-in für den Rechnungsversand geben
Nach § 14 Abs. 1 S. 7 UStG muss ein Nutzer zustimmen, bevor ihm eine Rechnung per E-Mail elektronisch zugestellt werden darf. Was an die übliche Opt-in Pflicht im E-Mail Marketing erinnert, wird im Fall elektronischer Rechnungen jedoch weniger streng ausgelegt. Das Opt-in muss in diesem Fall nicht explizit sein, sondern kann über die AGBs eingeholt werden. Doch nicht einmal dies ist zwingend erforderlich. Es reicht auch die sogenannte “stillschweigende Billigung durch tatsächliche Übung“. Konkret: Wenn der Nutzer die Rechnung bezahlt, wird davon ausgegangen, dass er ein Opt-in für den Erhalt der Rechnung gegeben hat.
2. Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, versendet, empfangen, verarbeitet und archiviert werden
Es gibt keine eindeutigen Vorgaben für das Dateiformat in dem eine elektronische Rechnung versendet werden kann. Auch Sicherheitsgründen sind jedoch unveränderbare Formate zu bevorzugen. Das gängigste Format ist PDF. Die Rechnung kann als Anhang einer E-Mail versendet werden. Oder aber es wird nur der Link zum Download versendet. Die zweite Variante ist gerade im B2B Bereich zu empfehlen, da manche Unternehmen sehr „strenge“ Spam Filter verwenden, die sehr „sensibel“ auf Anhänge reagieren, die von außerhalb des eigenen Netzwerkes versendet werden. Gemäß UStG § 14b sind digitale Rechnungen aber in jedem Fall zehn Jahre durch den Versender zu archivieren. Moderne E-Mail-Marketing Technologien bieten solche Archivierungsfunktionen meist standardmäßig und garantieren darüber hinaus auch eine gesicherte, protokollierte Zustellung.
WICHTIG: Eine elektronische Rechnung muss in dem Format, in dem sie versendet wurde, archiviert werden. Es ist nicht zulässig, elektronische Rechnungen auszudrucken und nur den Ausdruck zu archivieren.
3. Die Echtheit der Rechnungsherkunft muss garantiert sein
Nach § 14 Abs. 1 S. 2 UStG müssen die Herkunft der Rechnung, das heißt die Identität des Rechnungsausstellers und die Unversehrtheit sowie Lesbarkeit ihres Inhalts garantiert werden. Lange Zeit war eine digitale Signatur als Identitätsnachweis notwendig. Dies ist nicht mehr zwingend vorgeschrieben, erleichtert bei möglichen rechtlichen Auseinandersetzungen jedoch gegebenenfalls die Beweisführung. Heutzutage hat sich ein sogenanntes „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ etabliert, auch wenn nicht konkret festgeschrieben ist, wie dieses auszusehen hat. In jedem Fall muss ein verlässlicher „Prüfpfad“ zwischen Rechnung und Leistungserbringung geschaffen werden. Das heißt, es muss mindestens nachweisbar sein, dass die auf der Rechnung ausgewiesene Leistung auch wirklich erbracht wurde. Für die Annahme der inhaltlichen Unversehrtheit genügt es, wenn die Rechnung inhaltlich und formal korrekt ist.
WICHTIG: Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen Pflichtangaben wie für Rechnungen in Papierform auch. Die Lesbarkeit ist ebenfalls einfach zu garantieren. Der Inhalt der Rechnung muss von einem Menschen erfasst und verstanden werden können (kein Code, der nur von Maschinen lesbar ist).
Hohe Aufmerksamkeit für Transaktionsmails
Transaktionsmails, neben Rechnungen zum Beispiel Bestell- und Versandbestätigungen, genießen hohe Aufmerksamkeit und Akzeptanz beim Nutzer. Dies gilt insbesondere für noch zu zahlende elektronische Rechnungen, bei denen die Öffnungsraten bei fast 100 Prozent liegen. Um das Potenzial dieser hohen Aufmerksamkeit voll auszunutzen, empfiehlt es sich, die zugehörigen Transaktionsmails auch zu Marketingzwecken zu nutzen. Dies fängt an mit einer ansprechenden Gestaltung der Mails. Lieblos formatierte, aus dem Shop Backend anstatt über eine E-Mail-Marketing Software versendete Textmails sind in der Transaktionskommunikation selbst bei größeren Unternehmen leider immer noch häufig Usus. Unternehmen sollten sich stattdessen bei der Gestaltung genauso viel Mühe geben wie bei Ihren reinen Marketingmails. Moderne E-Mail-Marketing Lösungen erlauben es, Transaktionsmails aus dem Shop Backend zum Beispiel per SMTP anzunehmen und mit Gestaltungselementen und Marketinginhalten anzureichern. Insbesondere Cross- und Upsells zu den gekauften Produkten bieten sich für den elektronischen Rechnungsversand an.
WICHTIG: Wer eine Transaktionsmail zusätzlich mit werblichen Informationen anreichern möchte, benötigt dafür gegebenenfalls eine explizite Einwilligung des Nutzers. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Checkliste: 23 Fragen zu E-Mail Marketing und Recht.