Klassisch oder agil – so geht gutes Projektmanagement heute

Die Arbeitswelt ist gewaltig im Wandel – auch und gerade im Agenturbereich: Immer häufiger wird klassisches durch „agiles“ Projektmanagement ergänzt oder gar ganz ersetzt. Erfahren Sie hier, was es damit auf sich hat und wie die richtige Agentursoftware dabei helfen kann.

Nach der Digitalisierung erfasst ein neuer Trend die Denkfabriken des Landes: „Agilität“ stünde derzeit ganz weit oben in den Buzzword-Charts (wenn es die denn gäbe). Der omnipräsente Begriff bezeichnet eine der größten Veränderungen im Produkt- und Projektmanagement – angelehnt an die Software-Entwicklung, wo die neue Haltung unter dem Begriff „Scrum“ populär wurde. Im Wesentlichen geht es um fünf Faktoren:

- Schnelligkeit: Agiles Projektmanagement arbeitet in Teilprojektzyklen („Sprints“), um stets auf veränderte Anforderungen oder Herausforderungen reagieren zu können.
- Fokus: Für jeden Sprint legt das Team vorab Erfolgsindikatoren fest, damit es hinterher leichter Rückschlüsse auf den Fortgang des Projekts ziehen kann.
- Priorisierung: Mit der Vergabe von Punkten oder Stundenzeiten wird schnell deutlich, welche Aufgaben zu den (weniger) wichtigen gehören, wie viel Aufwand sie erfordern und wie die Leistungen der Mitarbeiter ausfallen.
- Vorhersagbarkeit: Um den aktuellen Stand eines Projekts für alle transparent zu halten, gibt es tägliche Stand-up-Meetings. Dabei stehen drei Fragen im Fokus: Was habe ich gestern gemacht? Was mache ich heute? Welche Hindernisse erschweren meine Arbeit?
- Teamwork: Der Erfolg eines Projekts hängt von allen Beteiligten ab.

Beim klassischen Projektmanagement wird vorab der Umfang der gesamten angepeilten Lösung festgelegt. Allerdings kann es dann im Laufe des Projekts dazu kommen, dass Zeit und/oder Budget nicht ausreichen oder das Team die Bedürfnisse des Kunden nicht erfüllt hat. Beim agilen Ansatz werden dagegen zu Beginn nur Zeit und Budget definiert. Danach geht es darum, mit dem Kunden gemeinsam zu schauen, welche Anforderungen in diesem Rahmen umsetzbar sind. So kann der Kunde von Beginn an mitbestimmen; Fehler lassen sich frühzeitig erkennen und eliminieren.

Die aktuelle Studie „Status Quo Agile“ der Hochschule Koblenz zeigt, dass das klassische Projektmanagement zunehmend mit agilen Arbeitsmethoden kombiniert wird. Die wichtigsten Gründe sind eine kürzere Produkteinführungszeit, höhere Qualität sowie geringere Risiken bei Projekten. Vier Fünftel der 1.000 Befragten gaben an, durch agile Methoden eine Verbesserung in den Arbeitsabläufen zu spüren. Die neue Form des Projektmanagements erfordert eine stetigen Verfügbarkeit aller möglichen Daten: Nur die Messbarkeit von Fortschritten in Echtzeit und der schnelle Austausch aller Beteiligten ermöglichen echte Agilität.

Agiles Arbeiten in der Praxis

Im Rahmen unserer Partnerschaft mit dem AgenturCamp sind wir auf das innovative Telefonieunternehmen sipgate aufmerksam geworden, das uns mit seinen agilen Abläufen beeindruckt. Bei sipgate gibt es keine klassischen Abteilungen, keine Gehaltsverhandlungen und keine Überstunden. Stattdessen setzt die Firma auf Selbstverantwortung, Feedback, Lernen, Freiheit und Spaß. Die Düsseldorfer beginnen jeden Arbeitstag mit Stand-up-Meetings, in denen jedes Team die anstehenden Aufgaben bespricht – also nicht nur die Scrum-Teams, sondern auch traditionellere Einheiten wie die Buchhaltung. Um neue Funktionen schneller auf den Markt zu bringen, gibt es bei sipgate cross-funktionale Teams, die gemeinsam für dasselbe Produkt verantwortlich sind. Dadurch lassen sich zeitaufwändige Übergaben umgehen; zugleich haben die Mitarbeiter eine hohe Identifikation mit dem Feature, an dem sie arbeiten. Ein Erfolgsgeheimnis von sipgate sind auch die alle zwei Wochen abgehaltenen „Retrospektiven“: Dabei wird gemeinsam erarbeitet, was das Team in Zukunft besser machen kann.

Übrigens: Im Buch „24 Work Hacks“ von sipgate können Interessierte noch mehr über die agile Arbeitsweise des Unternehmens erfahren.

Mit easyJOB die eigenen Abläufe agiler gestalten

Klar ist aber auch: Agiles Projektmanagement ist kein Allheilmittel. Je nach Kunde, Auftrag und Ressourcen kann eine unterschiedliche Arbeitsweise gefragt sein. Besonders beliebt sind agile Ansätze aktuell im Bereich der Softwareentwicklung, in anderen Feldern sind (noch) eher klassische Verfahren oder ein Methodenmix die Mittel der Wahl.

Umso wichtiger ist, dass Ihre Agentur die optimale technische Unterstützung bei Projektplanung und -durchführung hat. Ob klassisch oder agil – das Rückgrat jedes Projektmanagements in Agenturen bleibt die passende Software. Mit unserer Lösung easyJOB behalten Sie den Überblick über alle Abläufe:

- Projektplanung: Mit easyJOB lassen sich alle Termine, Abläufe und Ressourcen rund um die Projekte steuern und überwachen. So können Sie jederzeit nachjustieren, falls es zu Abweichungen kommt.
- Projektkommunikation: Alle E-Mails und Notizen können einem Kunden oder Projekt zugeordnet werden, somit ist die Projekthistorie für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar.
- Unser Multiprojektmanagement-Tool „Jobtiming“ gibt einen Gesamtüberblick über alle laufenden Projekte in einer ausgewählten Zeitspanne. Auf Wunsch bekommen Sie sämtliche Aufgaben und Termine im Kalender einzelner Mitarbeiter oder auch des gesamten Teams angezeigt.
- Im Kanban-Board können Sie Aufgaben auf die Teammitglieder verteilen und den Status durch Verschieben per Drag & Drop ändern.
- easyJOB läuft komplett webbasiert, daher ist die Zusammenarbeit an verschiedenen Orten problemlos möglich – immer wichtiger in Zeiten dezentralen Arbeitens.
- Es gibt außerdem Schnittstellen zu Ticketsystemen, wie beispielsweise Jira

Neugierig? Sprechen Sie uns gerne an oder vereinbaren Sie gleich einen Termin für eine Demo-Vorführung. Wir melden uns bei Ihnen – ganz schnell, oder sagen wir eher agil…