Wie man in fünf Schritten Projektballast abwirft
Wie man in fünf Schritten Projektballast abwirft © Fotolia / Jakub-Jirsák
Gerade im Jahresendspurt nimmt die Projektbelastung häufig zu. Die Betroffenen suchen nach Hilfestellungen, um ihren Alltag zu vereinfachen und die Effizienz in der Projektarbeit zu verbessern. Denn wächst die Effizienz, sparen die Projektbeteiligten Zeit und ihre Zufriedenheit steigt. Die meisten Projektleiter wissen oder ahnen zumindest, dass es im Projektalltag viele Tätigkeiten gibt, die notwendig sind, aber keinen Mehrwert generieren. Wir nennen das "Projektballast". Manche Studien sprechen davon, dass 90 Prozent aller Büroarbeit ohne Mehrwert bleibt. Effizienzsteigerungen in diesen Bereichen führen in der Regel zu positiven Effekten und haben eine enorme Wirkung auf die Gesamtperformance.
Projektballast ist nicht die Ausnahme, er ist die Regel. Aufgaben ohne Mehrwert verbrauchen viel mehr Ressourcen im Projekt als die Arbeiten mit Mehrwert: Ein Verhältnis von 90 zu 10 ist durchaus realistisch. Wenn das Projektmanagement also die Produktivität im Projekt insgesamt verbessern will, ist der Projektballast der ideale Angriffspunkt. Ein einfaches Rechenbeispiel: Verdoppelt man die Effizienz der mehrwerthaltigen Projektarbeit, hat man den Arbeitsaufwand im gesamten Projekt um 5 Prozent reduziert. Gelingt es aber, die Effizienz der mehrwertfreien Arbeiten zu verdoppeln, verringert man dadurch den Arbeitsaufwand im Projekt um satte 45 Prozent. Die simple Erkenntnis: Projektballast reduzieren spart die meisten Ressourcen.
In einigen Unternehmen gibt es kein formelles und zentralisiertes Repository für projektbezogene Informationen. Die Folge: Projektleiter und Teammitglieder verbringen bis zu 40 Prozent ihrer Zeit damit, nach Informationen zu suchen, um sie dann manuell zu erfassen und zu Reports zu verdichten. Wenn Projektvorlagen, Messgrößen und Finanzdaten dagegen zentralisiert werden, ist der direkte Zugriff eine Frage von wenigen Klicks. Ein zentralisiertes Repository fungiert als "Single Source of Truth", ob es um die Projektplanung, Projektdaten und -dokumente geht oder um Best Practices, Vorlagen und Berichte. Solch eine Zentralisierung macht allen das Leben leichter.
Sind die Daten erst einmal zentralisiert, ist es relativ einfach, bedarfsgerechte Standardberichte und Dashboards zu generieren und mit den entsprechenden Stakeholdern zu teilen. Der Zugriff sollte natürlich über ein geeignetes Rechtekonzept gesteuert sein. Die Berichte greifen in Echtzeit auf die Daten aus dem zentralen Repository zu und haben ein standardisiertes Format, damit sie sich leicht weiterverarbeiten lassen und als sinnvolle Grundlage für die Entscheidungsfindung dienen.
Viele Projektmanagement-Tools beinhalten zumindest grundlegende Werkzeuge zur Projektverfolgung. So werden lästige Aufgaben ohne Mehrwert relativ leicht automatisiert und somit der Projektballast reduziert. Die Effizienz steigt sehr deutlich, wenn ehemals manuelle Aufgaben entfallen: wie etwa die Stundenzettel zu administrieren, Kommunikationsvorgänge bei der Aufgabenzuweisung abzuwickeln, die Fortschritte und Genehmigungen zu verfolgen und dazugehörige Warnungen und Benachrichtigungen anzustoßen. Mit einer geeigneten Software können Sie all das leicht automatisieren.
Solange Sie und Ihre Mitarbeiter Informationen manuell aus unterschiedlichsten Anwendungen zusammentragen müssen, ist das nicht nur sehr zeitaufwendig – dabei steigt auch die Wahrscheinlichkeit stark an, dass Sie es mit redundanten, nicht verfügbaren oder veralteten Daten zu tun bekommen. Dies entzieht Ihnen die Basis für eine belastbare Entscheidungsfindung und ein solides Management. Für viele Unternehmen sind die Datensichtbarkeit und die Datenintegrität in ihren Projekten darum entscheidende Herausforderungen. Etliche Unternehmen, die schließlich eine Projektmanagement-Software anschaffen, tun dies schon deswegen, damit sie nicht immer wieder vor der Situation stehen, verloren gegangene Daten neu eingeben zu müssen. So oder so: Es lohnt, die Effizienzsteigerung der Projektarbeit in Angriff zu nehmen – gerade wenn es um die Vielzahl an Aufgaben geht, die keinen Mehrwert bringen. Projektballast abzuwerfen, ist immer sinnvoll.
Schritt 1: Führen Sie sich die Bedeutung der Arbeiten ohne Mehrwert vor Augen
Projektballast ist nicht die Ausnahme, er ist die Regel. Aufgaben ohne Mehrwert verbrauchen viel mehr Ressourcen im Projekt als die Arbeiten mit Mehrwert: Ein Verhältnis von 90 zu 10 ist durchaus realistisch. Wenn das Projektmanagement also die Produktivität im Projekt insgesamt verbessern will, ist der Projektballast der ideale Angriffspunkt. Ein einfaches Rechenbeispiel: Verdoppelt man die Effizienz der mehrwerthaltigen Projektarbeit, hat man den Arbeitsaufwand im gesamten Projekt um 5 Prozent reduziert. Gelingt es aber, die Effizienz der mehrwertfreien Arbeiten zu verdoppeln, verringert man dadurch den Arbeitsaufwand im Projekt um satte 45 Prozent. Die simple Erkenntnis: Projektballast reduzieren spart die meisten Ressourcen.
Schritt 2: Schaffen Sie eine zentrale Datenbasis
In einigen Unternehmen gibt es kein formelles und zentralisiertes Repository für projektbezogene Informationen. Die Folge: Projektleiter und Teammitglieder verbringen bis zu 40 Prozent ihrer Zeit damit, nach Informationen zu suchen, um sie dann manuell zu erfassen und zu Reports zu verdichten. Wenn Projektvorlagen, Messgrößen und Finanzdaten dagegen zentralisiert werden, ist der direkte Zugriff eine Frage von wenigen Klicks. Ein zentralisiertes Repository fungiert als "Single Source of Truth", ob es um die Projektplanung, Projektdaten und -dokumente geht oder um Best Practices, Vorlagen und Berichte. Solch eine Zentralisierung macht allen das Leben leichter.
Schritt 3: Standardisieren Sie Berichte und Prozesse
Sind die Daten erst einmal zentralisiert, ist es relativ einfach, bedarfsgerechte Standardberichte und Dashboards zu generieren und mit den entsprechenden Stakeholdern zu teilen. Der Zugriff sollte natürlich über ein geeignetes Rechtekonzept gesteuert sein. Die Berichte greifen in Echtzeit auf die Daten aus dem zentralen Repository zu und haben ein standardisiertes Format, damit sie sich leicht weiterverarbeiten lassen und als sinnvolle Grundlage für die Entscheidungsfindung dienen.
Schritt 4: Automatisieren Sie Workflows und Aufgaben
Viele Projektmanagement-Tools beinhalten zumindest grundlegende Werkzeuge zur Projektverfolgung. So werden lästige Aufgaben ohne Mehrwert relativ leicht automatisiert und somit der Projektballast reduziert. Die Effizienz steigt sehr deutlich, wenn ehemals manuelle Aufgaben entfallen: wie etwa die Stundenzettel zu administrieren, Kommunikationsvorgänge bei der Aufgabenzuweisung abzuwickeln, die Fortschritte und Genehmigungen zu verfolgen und dazugehörige Warnungen und Benachrichtigungen anzustoßen. Mit einer geeigneten Software können Sie all das leicht automatisieren.
Schritt 5: Steigern Sie die Datenqualität für eine bessere Entscheidungsfindung
Solange Sie und Ihre Mitarbeiter Informationen manuell aus unterschiedlichsten Anwendungen zusammentragen müssen, ist das nicht nur sehr zeitaufwendig – dabei steigt auch die Wahrscheinlichkeit stark an, dass Sie es mit redundanten, nicht verfügbaren oder veralteten Daten zu tun bekommen. Dies entzieht Ihnen die Basis für eine belastbare Entscheidungsfindung und ein solides Management. Für viele Unternehmen sind die Datensichtbarkeit und die Datenintegrität in ihren Projekten darum entscheidende Herausforderungen. Etliche Unternehmen, die schließlich eine Projektmanagement-Software anschaffen, tun dies schon deswegen, damit sie nicht immer wieder vor der Situation stehen, verloren gegangene Daten neu eingeben zu müssen. So oder so: Es lohnt, die Effizienzsteigerung der Projektarbeit in Angriff zu nehmen – gerade wenn es um die Vielzahl an Aufgaben geht, die keinen Mehrwert bringen. Projektballast abzuwerfen, ist immer sinnvoll.