5 Fragen, die sich Personaler bei der Auswahl einer HR-Software stellen sollten

Personalabteilungen stehen vor der Herausforderung, Prozesse zu digitalisieren. Doch für die Einführung einer neuen HR-Software sind oft aufwändige Change-Management-Maßnahmen erforderlich. Das stellt die Vorteile der Digitalisierung erst einmal wieder in den Schatten. Wie lässt sich diese Falle vermeiden? Auf die Wahl der richtigen Lösung kommt es an! Welche fünf Fragen sich Personaler stellen sollten, erklärt Ulrich Jänicke, CEO aconso.

1. Rechtfertigt der Einführungsaufwand den Nutzen?

Unternehmen brauchen schnelle und effiziente HR-Prozesse, um erfolgreich im Recruiting zu sein und für zufriedene Mitarbeiter zu sorgen. An einer zunehmenden Digitalisierung führt daher kein Weg vorbei. Doch bei der Auswahl der HR-Software sollten Personaler genau prüfen, ob sie sich auch tatsächlich rechnet. Dabei dürfen sie die Change-Management-Prozesse nicht vergessen, die für die Einführung nötig sein könnten. Wie kompliziert ist die Software? Sind langwierige Schulungen erforderlich, damit Mitarbeiter sich zurechtfinden? Bringt das Tool die gewünschte Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter oder fühlen sie sich eher damit überfordert? Wenn die Einführung der HR-Software aufwendiger ist als der Nutzen, sollte man vielleicht noch einmal über eine alternative Lösung nachdenken.

2. Berücksichtigt die Software die Bedürfnisse der Mitarbeiter?

Der Mensch ist und bleibt der wichtigste Wertschöpfungsfaktor im Unternehmen. Daher muss die Personalabteilung konsequent einen People-based HR-Ansatz verfolgen und den Mitarbeiter in den Mittelpunkt rücken. Das schließt alle Mitarbeiter im Unternehmen mit ein: Welche Bedürfnisse haben sie bei ihrer täglichen Arbeit? Wie muss eine Software für HR-Prozesse aussehen, damit sie allen Beteiligten den Alltag erleichtert? Nur wenn die Mitarbeiter die neue Software gerne einsetzen, kann sie die angestrebten Vorteile ausspielen. Wichtige Kriterien dafür sind neben dem Funktionsumfang der Lösung auch ihr Look & Feel und ihre Benutzerfreundlichkeit.

3. Ist das Tool intuitiv bedienbar?

Durch die Digitalisierung ist die Gesellschaft schnelllebiger geworden. Im Privatleben sind wir heute an kurze Kommunikationswege über Online- und Social-Media-Kanäle gewöhnt. Wir erwarten schnelle, reibungslose Prozesse, haben weniger Geduld und sind visuell anspruchsvoller geworden. Diesen Anforderungen muss auch die HR-Software gerecht werden. Sie sollte sich selbsterklärend erschließen, sodass Mitarbeiter ohne Schulungsaufwand sofort durchstarten können. Denn sonst geht nicht nur wertvolle Arbeitszeit verloren – die Mitarbeiter verlieren auch die Lust, sich überhaupt mit der neuen Software auseinanderzusetzen.

4. Sind Gamification-Elemente vorhanden?

Im Idealfall sollte es den Mitarbeitern Spaß machen, die neue Software einzusetzen. Dafür spielt Gamification eine wichtige Rolle. Es integriert spielerische Elemente in spielfremde Zusammenhänge. Das ermöglicht es zum Beispiel, Wissen unterhaltsam zu vermitteln oder die Motivation von Anwendern zu steigern. In Bezug auf HR-Software können solche spielerischen Elemente in vielen Bereichen eingebracht werden. So geht zum Beispiel die Zeugniserstellung leichter von der Hand, wenn Führungskräfte in einem Zeugnisgenerator Emoticons auswählen können, um Mitarbeiter zu bewerten. Der Prozess wird beschleunigt und das Zeugnis wird anschließend automatisiert erstellt.

5. Sind sich die Mitarbeiter der Bedeutung der Digitalisierung bewusst?

Eine wichtige Rolle für die erfolgreiche Einführung einer neuen HR-Software spielt das Mindset der Mitarbeiter. Wenn sie bereits für die Digitalisierung sensibilisiert sind und wissen, wie wichtig diese für das Unternehmen ist, stehen sie neuen Technologien eher positiv gegenüber. Der digitale Wandel sollte daher fest in die Unternehmenskultur und den Team Spirit integriert sein. Die frühzeitige interne Unternehmenskommunikation zum Thema Digitalisierung als Chance unterstützt dies. Dabei kann die HR-Abteilung als Vorreiter für die Digitalisierung anderer Unternehmensbereiche fungieren.   

Clevere Software-Auswahl vermeidet aufwendiges Change Management

Eine HR-Software, die sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientiert, kommt auch ohne aufwendige Change-Management-Maßnahmen aus. Sie ist intuitiv zu bedienen, erleichtert HR-Mitarbeitern den Alltag und bringt Spaß bei der Arbeit. Ulrich Jänicke, CEO bei HR-Software-Spezialisten aconso, fasst zusammen: „Bei der Wahl ihrer HR-Software sollten Unternehmen darauf achten, dass sie nach dem People-Based-Ansatz konzipiert ist. Sie ermöglicht es allen Beteiligten, aktiv an HR-Prozessen zu partizipieren, und schafft dadurch maximale Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn sich Mitarbeiter vom ersten Kontakt an mit der Software wohlfühlen und den konkreten Mehrwert für ihre tägliche Arbeit spüren, wird der digitale Wandel in Unternehmen viel leichter und schneller vollzogen.“