Digitale Kommunikationslösung: So gelingt die Einführung

Dezentrales und flexibles Arbeiten etabliert sich immer mehr. Die neuen Arbeitsmodelle erfordern ein Umdenken in der Zusammenarbeit und daraus resultierend eine Digitalisierung der internen Kommunikation. Um einen durchgängigen Informationsaustausch für alle Mitarbeiter sicherzustellen und die Produktivität im Team hochzuhalten, bedarf es passender digitaler Kommunikations- und Kollaborationstools. Die Einführung einer neuen Lösung, in diesem Fall eines Kommunikationstools, bringt für alle Mitarbeiter einen entscheidenden Faktor mit sich: Veränderung. Das bedeutet, die Komfortzone zu verlassen und sich auf unbekanntes Terrain zu begeben. Dies kann sowohl positiv als auch negativ aufgegriffen werden. Je skeptischer die Mitarbeiter sind, desto niedriger ist ihre automatische Akzeptanz und Nutzung der neuen Lösung. Daher sind Unternehmen angehalten, die Einführung als Teil eines organisatorischen Change-Prozesses zu betrachten. Diesen gilt es, gut vorzubereiten und zu begleiten, damit die neue Kommunikationslösung akzeptiert und langfristig in den Arbeitsalltag integriert wird.

Tipp 1: Das ‚Warum‘ erklären – eine Lösung, viele Vorteile

Menschen sind Gewohnheitstiere. Sie bevorzugen Stabilität und begegnen Veränderungen mit einem gewissen Widerstand – sowohl im persönlichen als auch im beruflichen Bereich. Diesen zu überwinden, ist eine der, wenn nicht die größte Herausforderung bei jedem organisatorischen Wandel. Im ersten Schritt ist es daher essenziell, zu erklären, warum eine neue Lösung notwendig ist. Doch nicht nur die Beweggründe gilt es darzulegen, sondern auch die Vorteile aufzuzeigen. Bei einer digitalen Kommunikationslösung sind das etwa das Thema Sicherheit, eine vereinfachte Kommunikation, ein stringenter Informationsfluss, ein effizienter Wissensaustausch, eine gesteigerte Produktivität und ein stärkeres Wir-Gefühl.

Tipp 2: Die Administratoren-Rolle klären

Anders als Kommunikationslösungen für den Privatgebrauch lassen sich B2B-Lösungen über eine Administrationsoberfläche steuern. Vom Unternehmen festgesetzte Delegierte können bestimmen, welche Mitarbeiter bzw. welche Nutzer in welchem Umfang und mit welchen Rechten die Lösung nutzen dürfen. Wer diese Rolle übernimmt, ist meist von der Unternehmensgröße abhängig. In kleinen Unternehmen kann es sich um den Geschäftsführer handeln, in Konzernen ist der IT-Administrator die steuernde und verwaltende Person.

Tipp 3: Für einen schnellen Start sorgen

Entweder stellt das Unternehmen den Mitarbeitern mobile Endgeräte zur Verfügung. Oder es arbeitet nach dem BYOD-Prinzip (Bring your own device). In beiden Fällen gilt es, den Installationsaufwand so gering wie möglich zu halten. Für einen reibungslosen Roll-out empfiehlt es sich, die Nutzerregistrierung weitestgehend zu automatisieren. Eine gute Idee ist, die Nutzer entweder über ein Administratorportal einzuladen oder einen Download-Link mit kurzer Anleitung zu teilen. Zudem ist es ratsam, das neue Kommunikationstool vorzukonfigurieren, das heißt Kontakte einzupflegen sowie erste Gruppen-Chats und Kanäle für Teams, Projekte und Themen aufzusetzen.

Tipp 4: Die Funktionalitäten aufzeigen

Es ist wichtig, von Beginn an zu verdeutlichen, dass die neue Lösung auf die kommunikativen Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtet ist. Spezielle Business Funktionen, die ein Nutzer so von Standard-Kommunikationslösungen nicht kennt, anhand von direkten Anwendungsfällen zu präsentieren und vorzuführen, ist essenziell. Die Gruppen-Kommunikation hat beispielsweise im unternehmerischen Kontext oberste Priorität. Genauso entscheidend ist es, neben Bildern und Dateien, auch Status Nachrichten und Alarmierungen verschicken zu können.

Tipp 5: Anwendungsszenarien vorstellen

Die wichtigsten Funktionen für unternehmensspezifische Anwendungsfälle anhand von Best Practices zu demonstrieren, hat sich bewährt. Bei einer Anbindung an Drittsystemen empfiehlt es sich, Szenarien durchzuspielen, die mit aktuellen Lösungen nicht effizient umsetzbar sind. Mit derartigen Quick Wins lassen sich Mitarbeiter überzeugen, da sie mit dem neuen Tool von Anfang an positive Nutzererlebnisse assoziieren.

Tipp 6: Anlaufstellen bieten

Unternehmen tun gut daran, einen oder mehrere Key User als Ansprechpartner festzulegen und ihre Mitarbeiter zu ermutigen, sich bei Fragen und Unklarheiten an diese zu wenden. Damit schaffen sie eine vertrauensvolle Atmosphäre. Als zusätzliche Anlaufstelle bietet es sich an, eine Schnellanleitung bzw. ein Mini-Benutzerhandbuch zur Verfügung stellen, dass die wichtigsten Funktionen und Anwendungsempfehlungen beinhaltet. Auch ein integrierter Onboarding-Bot, welcher den Nutzern eine kleine Einführung gibt und durch die Eingabe von Schlagwörtern weitere Informationen liefert, ist eine sinnvolle Hilfestellung. Schulungen zum neuen Kommunikationstool sind ebenso hilfreich und lassen sich bei Bedarf vertiefen.

Tipp 7: Alle an Bord holen

Wird eine neue Kommunikationslösung eingesetzt, dann sollte sie auch die gesamte Belegschaft nutzen. Junge Mitarbeiter (Azubis, Werkstudenten und Praktikanten) werden Apps aufgrund ihrer Offenheit gegenüber digitalen Lösungen am schnellsten adaptieren. Diese Leichtigkeit lässt sich nutzen, um das Wir-Gefühl zu verstärken und andere Kollegen abzuholen. Genauso entscheidend ist es, die Führungskräfte einzubinden. Sie sollten als gutes Beispiel vorangehen, indem sie eine aktive Nutzung des neuen Kommunikationstools vorleben und es konsequent in ihren Arbeitsalltag integrieren.

Tipp 8: Interne Botschafter identifizieren

Ist die neue Kommunikationslösung bereits eine Weile im Einsatz, empfiehlt es sich, besonders aktive Nutzer zu identifizieren. Sie sind dafür prädestiniert, als interne Botschafter bzw. Multiplikatoren aufzutreten. In dieser Rolle sprechen sie sich positiv für die Anwendung im Team und unter den Kollegen aus. Interne Botschafter sind besonders authentisch und können ihre Kollegen am besten von den Vorteilen überzeugen.

Tipp 9: Mit Fakten Lust auf die neue Lösung machen

Mit praktischen Contents, beispielsweise einem kurzen Datenblatt, können Unternehmen ihren Mitarbeitern Lust auf das neue Kommunikationstool machen – etwa, dass sie auf diese Weise schnelle Antworten auf ungeklärte Fragen erhalten, sich unkompliziert absprechen können und die neuesten Unternehmensnachrichten nicht mehr verpassen.

Tipp 10: Feedbackmöglichkeiten geben

Jedes Unternehmen ist mit seinen spezifischen Anwendungsfällen einzigartig. Ein Kommunikationstool kann nicht alle sofort abdecken. Daher ist es wichtig, den Mitarbeitern eine Feedbackmöglichkeit zu geben. Hier können sie mitteilen, wo es noch Verbesserungspotenziale gibt. Daneben ist es sinnvoll, die Nutzung eines Kommunikationstools zu monitoren und basierend darauf Maßnahmen abzuleiten, wie etwa zusätzliche Anwendungsfälle zu definieren. Dieses Feedback lässt sich dann nutzen, um zusammen mit dem Anbieter die Lösung individuell anzupassen und auszubauen.