So finden Sie den passenden E-Mail-Anbieter

Welche Funktionen werden benötigt? Welche Use Cases gibt es?

Oft wird die Entscheidung für ein System übereilt getroffen. Dabei sollte auch bei der Auswahl einer E-Mail-Marketing-Plattform die Devise "Strategy first, technology second" gelten, damit das Vorgehen nicht in eine technologische Sackgasse führt.

Definieren Sie deshalb möglichst konkret im Vorfeld, wie das E-Mail-Marketing aufgebaut werden soll: Welche Arten von E-Mails sollen verschickt werden? Welche Kampagnen sollen automatisiert werden? Welche Abteilungen sind involviert? Werden Freigabeprozesse benötigt?

Lassen Sie sich während der Evaluierung nicht von den üblichen Buzzwords (Künstliche Intelligenz, 360 Grad Marketing, Hyper-Personalisierung etc.) blenden, Prüfen Sie stattdessen, welche Funktionen für Ihr Geschäftsmodell tatsächlich relevant sind.

Datenschutz und Datensicherheit

Alle Anbieter betonen in ihren Marketing- und Vertriebsunterlagen den Datenschutz und die Berücksichtigung der DSGVO – wer würde auch von sich aus behaupten, dass er gegen die rechtlichen Vorgaben verstößt? Die Erfahrung zeigt aber, dass auf diese Aussagen nicht immer Verlass ist. So werden Daten beispielsweise oft außerhalb der EU gespeichert oder datenschutzrechtlich problematische Funktionen bereitgestellt.

Im Zuge der Evaluierung sollten Sie deshalb möglichst umfassend prüfen, ob die Anforderungen der DSGVO tatsächlich vollumfänglich erfüllt werden. Kritische Fragen sind hier beispielsweise: Wird das Werbeeinverständnis hinreichend dokumentiert? Lassen sich personenbezogene Daten vollständig löschen? Werden personenbezogene Daten innerhalb der EU gespeichert? 

Anbindung an die vorhandene Systemlandschaft

E-Mails an Warenkorbabbrecher, automatisierte Reaktivierungskampagnen, Geburtstagsmails und Co.: Wenn ein wirklich smartes E-Mail-Marketing aufgebaut werden soll, benötigt das E-Mail-Marketing Tool Daten aus Drittsystemen, beispielsweise dem CRM-System oder dem Shopsystem.

Für die Evaluierung sollte deshalb spezifiziert werden, welche Systeme an das E-Mail-Marketing angebunden werden sollen: Wo liegen welche Daten? Wie findet der automatische Abgleich der Daten statt? Die Integration des E-Mail-Marketing-Systems ist oft ein wesentlicher Kostentreiber – wenn im Vorfeld die “Hausaufgaben” gemacht werden, lassen sich böse Überraschungen in Form von zusätzlichen Kosten vermeiden.

Marktreife und Zukunftssicherheit

Ein weiterer Aspekt, der im Zuge einer Evaluierung berücksichtigt werden sollte, ist die Marktreife und Zukunftssicherheit der infrage kommenden Anbieter. Hier gilt es, sich ein möglichst umfassendes Bild zu verschaffen:

• Seit wann ist das Unternehmen am Markt?
• Wie viele Mitarbeiter/innen sind für den Anbieter tätig?
• Liegt der Fokus auf CRM / E-Mail-Marketing oder ist das lediglich einer von vielen Geschäftsbereichen (der möglicherweise wieder eingestellt wird)?
• Gab es in der Vergangenheit größere Fortschritte in der Produktentwicklung?
• Und wie sieht die Roadmap für die kommenden Monate und Jahre aus? 

Total Cost of Ownership: Wie hoch sind die Gesamtkosten? 

Die reinen Versandkosten lassen sich im Vorfeld noch relativ gut prognostizieren, zumindest in größeren Szenarien sind sie aber nur ein Kostenpunkt von vielen. Neben den Versand sollten Sie deshalb u.a. die folgenden Faktoren für die Kalkulation berücksichtigen:

• Wie hoch sind die Kosten für die Integration, beziehungsweise für die Anbindung an die vorhandenen Systeme?
• Müssen Mitarbeiter:innen geschult werden?
• Wie viele E-Mail-Templates und Anmeldeseiten werden benötigt? 
• Müssen zusätzliche Module (etwa für Automation o.ä.) gekauft werden?

Es kann hilfreich sein, im Zuge der Evaluierung den Austausch mit Kunden des Anbieters zu suchen und bei Bedarf externe Beraterinnen und Berater mit hinzuzuziehen.

Übrigens: Im CRM Podcast tausche ich mich regelmäßig mit meinem Kollegen und MarTech-Experten Felix Böhm zu den aktuellen Entwicklungen bei den Marketing-Technologieanbietern aus.