Online Reportings wirksam einsetzen

Der Deutsche Biermarkt ist stark regional geprägt und umkämpft. Mit Trends wie alkoholfreien Bieren und Naturradler ist der Markt dabei immer in Bewegung und in Zeiten steigender Inflation zunehmend schnelllebig. Um dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein, sind belastbare Daten zu Marktentwicklungen elementar, die im eigenen Unternehmen in Entscheidungen einfließen.

Zuverlässige, qualitativ hochwertige Marktdaten können von Marktforschungsunternehmen wie Nielsen bezogen werden, liegen unternehmensintern vor, oder sind z.T. sogar frei verfügbar. Doch wie werden diese Informationen wirklich im Unternehmen wirksam?

Wir haben Carlsberg Deutschland auf dem Weg begleitet, eine Antwort auf diese Frage zu finden. Das Ergebnis: Carlsberg hat in diesem Jahr erfolgreich ein Online-Reporting eingeführt, das einen klaren Blick auf den Biermarkt, die Entwicklung unterschiedlicher Produktsegmente und Regionen beinhaltet und zusätzlich auch Wetterdaten umfasst.

Warum eigentlich ein Online-Reporting?

Carlsberg Deutschland hatte in der Vergangenheit für die wichtigsten Fakten Excel-Reports erstellt, die einen manuellen Pflegeaufwand nach sich zogen, nur einen Bruchteil der relevanten Daten darstellen konnten und für die Kollegen und Kolleginnen wenig intuitiv zu bedienen waren.

All diese Herausforderungen sollten durch ein modernes Online-Reporting gelöst werden. Die Ziele: Ein einfacher, browserbasierter Zugang, die Daten passgenau nach konkreten Fragestellungen aufbereitet, sodass die Orientierung leichtfällt und mit einer professionellen Datenbank- und Datenmanagement-Lösung im Hintergrund, bei der in Zukunft auch weitere Datenquellen ein neues Zuhause finden können.

Auch wenn die Lösung damit im Kern eine moderne Business-Intelligence-Lösung ist, ist das „nur“ die technische Umsetzung. Viel wichtiger ist der Mensch. Konkret: Die Kollegen und Kolleginnen, die diese Daten für bessere Entscheidungen benötigen.

Lernen Sie die Wünsche Ihrer Kolleg:innen kennen

Bevor die erste Zeile Programm-Code geschrieben wird, gilt es im Rahmen eines Workshops herauszufinden, welche Zielgruppen es für das Reporting gibt und welche Wünsche diese haben. Während beispielsweise das C-Level vor allem einen schnellen Überblick benötigt, muss das Marketing tiefer in Produktkategorien einsteigen können, wohingegen der Vertrieb sich besonders für die Channel-Performance interessiert.

Diese Anforderungen bestimmen unmittelbar die Entwicklung. Darüber hinaus gibt es spannende Erkenntnisse, was in den bestehenden Reports bereits geschätzt wird und wo echte Winner gesehen werden.

Ausgerüstet mit diesem Wissen, geht es in die Umsetzung.

Der Entwicklungsprozess

Eine Reporting-Entwicklung durchläuft dabei die folgenden Schritte:

1. Konzept:

Auf Basis der Workshop-Ergebnisse gilt es zunächst ein Konzept mit den wesentlichen Eckpunkten zu entwickeln: Wie sieht die Navigation für den User aus? Welche Themenbereiche wird es geben und wie werden die Bedürfnisse unterschiedlicher Zielgruppen abgebildet? Welche Filtermöglichkeiten, Zeitschnitte und weitere Funktionalitäten, z.B. Export-Funktionen, sind vorgesehen? Auch formale Aspekte wie das Reporting-Layout werden festgehalten.

2. Prototyp(en):

Ist die Grundlage geschaffen, wird es nun konkret. Mit ersten Reporting-Prototypen werden unterschiedliche Visualisierungen getestet und die zentralen Funktionen wie beispielsweise Filtermöglichkeiten umgesetzt. An dieser Stelle ist das Feedback zukünftiger User unerlässlich. Carlsberg Deutschland hat dazu einen Kreis an Key Usern ins Leben gerufen, der die Sichtweise unterschiedlicher Abteilungen einbringt. Somit konnte in jedem Entwicklungsschritt sichergestellt werden, dass das finale Produkt den Wünschen und Anforderungen gerecht wird und auf Akzeptanz stößt.

3. Umsetzung:

Im letzten Entwicklungsschritt werden zwei Stränge zusammengeführt. Das Design der Dashboards wird, unterstützt durch weiteres User-Feedback, finalisiert. Parallel werden im Hintergrund die Datenverarbeitungsprozesse aufgesetzt. Von dem Bezug der Daten, über zusätzliche Verarbeitungsschritte, z.B. um Produktgruppen zusammenzufassen, bis hin zu einem finalen Check der Daten auf Herz und Nieren, wird das Fundament für eine Automatisierung geschaffen.

Ist das geschehen, steht dem Release nichts mehr im Wege.

Release

Zugangsdaten für das Online-Reporting verschicken, klingt wie die naheliegende Lösung für die Kommunikation des neuen Reportings. Wird das nicht mit weiterer Kommunikation begleitet, steigt leider die Gefahr, dass es kaum genutzt wird und schnell in Vergessenheit gerät.

Carlsberg Deutschland hat die Einführung des Reportings daher mit Einführungsveranstaltungen begleitet, bei denen alle zukünftigen User:innen einen Überblick über die Inhalte erhielten, zentrale Funktionen wie beispielsweise Filter, Exports usw. vorgestellt wurden und natürlich ausreichend Zeit für Fragen blieb. Erklärungen sind auch jederzeit im Online Reporting selbst aufrufbar und Ansprechpersonen stehen zur Verfügung, sollte man doch nicht weiterkommen.

Fazit

Das Online Reporting ist ein voller Erfolg und steht eigentlich erst am Anfang. Denn eine intensive Nutzung sorgt dafür, dass Fragen aufkommen und neue Begehrlichkeiten entstehen. Das ist der beste Beweis dafür, dass sich intensiv mit den Daten auseinandergesetzt wird und diese in Entscheidungen der einzelnen Abteilungen einfließen.

Die Hauptzutat für diesen Erfolg ist die konsequente Orientierung an den Bedürfnissen der späteren Nutzer:innen. Diese wurden bereits zu Beginn im Rahmen des Workshops aufgenommen, die Entwicklung wurde auf Basis des Feedbacks gesteuert und bei Release wurde sich Zeit für alle Stakeholder genommen, um keine Nutzungshürden entstehen zu lassen. Gepaart mit einer hohen Umsetzungsqualität in Bezug auf Datenvisualisierung und Datenmanagement, hat Carlsberg Deutschland damit eine individuelle Lösung gefunden, die noch für viele Jahre Freude machen wird.