5 Tipps für erfolgreiches Change-Management

Der Messebauer aus Frankfurt hatte plötzlich ein Problem: Von heute auf morgen war sein Auftragsbuch leer. Als die Corona-Pandemie begann, wurden alle Großveranstaltungen abgesagt, der Messemarkt lag brach, Messebauer waren beschäftigungslos. Innerhalb weniger Wochen wäre sein Betrieb in die Insolvenz gerutscht, doch der Geschäftsführer handelte und stellte sein Geschäftsmodell um auf die passgenaue Herstellung wichtiger Trennwände, die plötzlich überall gebraucht wurden. Seine Mitarbeiter erkannten die Notwendigkeit der Maßnahme und zogen mit. Heute arbeitet das Unternehmen wieder im Messebau.

Der Fall ist ein Ausnahmebeispiel, weil er aus einer Extremsituation heraus entstand. Und doch gehört die Transformation von Unternehmen, wenn auch nicht innerhalb weniger Tage, so doch innerhalb einiger Monate, doch zum Alltag in Betrieben. In einer Welt, die sich massiv wandelt (etwa wegen Themen wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit), ist die Fähigkeit zur Veränderung überlebenswichtig. Ein Geschäftsmodell, das heute noch funktioniert, kann morgen überholt sein.

Eine Schlüsselkompetenz nachhaltiger und erfolgreicher Führung ist deshalb, Transformationen möglich zu machen und strukturiert zu managen. Dabei geht es um Change-Management, das zwar in aller Munde ist, dem aber gerade im Mittelstand häufig die Grundlage fehlt.

Studien zeigen, dass ein Großteil von Change-Projekten nicht oder nur teilweise gelingt, weil die Zeit fehlt, weil das Thema unterschätzt, schlecht kommuniziert oder falsch gesteuert wird. Doch es gibt einige Regeln, die mittelständischen Betrieben als Leitplanken dienen können, um Change-Projekte nicht nur zu initiieren, sondern auch zu einem erfolgreichen Ende zu führen.

1. Nutzen Sie eine Umsetzungsmethodik

Das mag zunächst sehr technisch klingen, doch eine bewährte Vorgehensweise aus der Managementliteratur hat noch keinem Projekt bei der Umsetzung geschadet. Umfragen zeigen, dass erfolgreiche Change-Projekte in den meisten Fällen auf eine solche Methode zurückgegriffen haben, sei es Balanced Scorecard, sei es Project Management Office. Solche Tools schließen viele Fehler von vornherein aus, weil sie die wichtigsten Schritte bereits implementiert haben, zum Beispiel das Controlling.

2. Geben Sie der Transformation einen geeigneten zeitlichen Rahmen

Wie lange dauert ein Change-Projekt? Es hat sich immer wieder gezeigt, dass Projekte mit längerer Laufzeit an Wirkungsgrad verlieren. Andererseits brauchen Transformationen aber auch Raum, um kommuniziert und gesteuert zu werden. Hier gilt es, das richtige Maß zu finden, um die Mitarbeiter einerseits nicht zu überfordern, andererseits mit einem ambitionierten Zeitplan die Wichtigkeit des Themas und die Priorität zu dokumentieren.

3. Geben Sie dem Wandel eine Struktur und setzen Sie Prioritäten

Kern eines erfolgreichen Change-Projekts ist ein guter Plan. Das mag banal klingen, aber viele Vorhaben scheitern an diesem unstrukturierten Vorgehen. Vor allem die Führungsriege muss sich intensiv mit der Planung eines Projekts befassen, muss Milestones festlegen, einen geeigneten Zeitrahmen definieren und zudem ein Auge darauf haben, dass die Organisation von dem Plan nicht überfordert wird. Deshalb braucht es Prioritäten, eine Konzentration auf die wichtigsten Schritte und womöglich auch den bewussten Verzicht auf einzelne Ziele, um den wirklich wichtigen Themen ausreichend Raum zu geben. Der Strukturplan muss Ausgangspunkt und ständiger Begleiter im Change-Prozess sein. Die Beschäftigten müssen womöglich für das Vorhaben geschult oder auch mit Kompetenzen und Budgets ausgestattet werden. Ein Change-Prozess darf keine Worthülse sein, darf nicht nur auf dem Papier existieren, sondern braucht humane und finanzielle Kapazitäten, um es zum Erfolg zu bringen.

4. Nehmen Sie die Menschen mit

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation: Wenn das Set-up für die Transformation steht, braucht es die Menschen, die einen Plan mit Leben füllen. Dazu zählen erstens alle, die mit der Umsetzung befasst sind; und zweitens jene, die davon betroffen sein werden. Das Management muss für das Projekt ein geeignetes Team zusammenstellen, die Verantwortlichkeiten fixieren und seine Ziele gut begründen und erklären, um die nötige Akzeptanz zu entwickeln, die gerade in Veränderungsprozessen häufig schwierig zu erreichen ist. Mittelständische Betriebe haben bei allen Kommunikationsthemen die Vorteile flacherer Hierarchien und eine Hands-on-Mentalität, die es ermöglicht, flexibler und agiler vorzugehen. Umgekehrt fehlen hier bisweilen die nötigen personellen und finanziellen Ressourcen und sorgt der Druck aus dem Alltagsgeschäft für die Gefahr, dass das Transformationsthema hinter operativen Notwendigkeiten vernachlässigt wird. Auch fehlen häufig moderne Arbeits-Tools. Diese Schwächen müssen KMU im Blick behalten.

5. Messen und Steuern Sie den Prozess laufend

Der letzte Baustein einer systematischen Umsetzung in das konsequente Monitoring des Fortschritts. Dabei sollten stets die zuvor definierten Meilensteine im Auge behalten werden, aber auch die finanziellen und personellen Ressourcen. Zudem sollte stets die Frage beantwortet werden, ob der Anspruch und der Wille, die Ziele weiterhin zu erreichen, auf ausreichend hohem Niveau sind oder ob der Maßnahmenplan womöglich überarbeitet und an aktuelle Entwicklungen angepasst wird. Diese Flexibilität in einem laufenden Change-Prozess kann ein großer Vorteil sein, weil sich im Laufe der Zeit in der Regel immer Dinge ergeben, die einen leicht veränderten Kurs nötig machen.