Acht Regeln für rechtssichere Newsletter
Haben Sie eine Einwilligung?
Egal ob B2C oder B2B: E-Mail-Marketing funktioniert nur dann, wenn der Empfänger sich nicht belästigt fühlt. Unangeforderte E-Mails sind Spam. Spam ist Belästigung in Reinform. Deshalb fragen Sie immer, bevor Sie jemanden auf Ihren Verteiler setzen. Einzige juristisch legale Ausnahme: bestehende Geschäftsbeziehungen. Aber auch da sollten Sie jemanden nur dann mit Ihrem Newsletter beglücken, wenn er das will.
Ist Ihre Einwilligung korrekt?
Eine Einwilligung ist eine eindeutige und bewusste Handlung. Also kein kleingedruckter oder in den AGB versteckter Satz. Bei einer juristisch korrekten Einwilligung müssen Sie auf die Abbestellmöglichkeit sowie auf den Umgang mit den Daten hinweisen. Wenn Sie personenbezogene Daten wie zum Beispiel eine E-Mail-Adresse speichern, müssen Sie auf die Zweckbestimmung der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung hinweisen.
Ist Ihre Einwilligung protokolliert?
Ob Sie das per Telefon, Antwortfax, Postkarte oder auf der Homepage die Einwilligung einholen ist egal. Hauptsache Sie protokollieren es ordentlich. Außerdem muss der Inhalt der Einwilligung jederzeit abgerufen werden können. Dazu senden Sie den Einwilligungstext einfach per E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Und speichern Datum und Umstände der Einwilligung in Ihrer Datenbank.
Können Sie die Einwilligung beweisen?
Der Hauptgrund für Beschwerden ist die Vergesslichkeit der Empfänger. Wenn Sie auf die Frage „Woher haben Sie meine E-Mail-Adresse“ antworten können, dass ich am 21.6.05 auf der Seite www.firma.de/karibik an einer Verlosung einer Karibikreise teilgenommen habe, reicht das meist aus. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie das Double-Opt-In-Verfahren anwenden, bei dem der Adressat nachweislich auf eine E-Mail an seine eigene Adresse geklickt hat.
Kann der Newsletter auch anonym bezogen werden?
Das Anmeldeformular darf außer der E-Mail-Adresse keine Pflichtfelder haben. Sammeln Sie nur Daten, die Sie wirklich benötigen (Datensparsamkeit). Außer der E-Mail-Adresse darf es keine Pflichtfelder wie Name oder Adresse geben, damit die gesetzlich geforderte anonyme Nutzung möglich ist. Auch andere Hürden sind verboten: Sie dürfen die Erbringung von Telediensten nicht von der Einwilligung des Nutzers in die Verarbeitung seiner Daten für andere Zwecke abhängig machen.
Gibt es eine Abbestellmöglichkeit?
Der Empfänger muss der elektronischen Werbung jederzeit bequem widersprechen können. Dazu muss jede E-Mail am Ende auch immer eine Abbestellmöglichkeit enthalten.
Wissen der Empfänger, von wem die E-Mail kommt?
Aus guten Grund gibt es die Pflicht zur Anbieterkennzeichnung. Am einfachsten erkennt man Spam daran, dass keine vorladungsfähige Adresse draufsteht oder dass man erst auf einen Hyperlink klicken muss, um eventuell an solche Informationen heranzukommen. Ein Newsletter braucht wie eine Website ein komplettes Impressum. Dieses besteht nicht aus einem Hyperlink auf das Webimpressum, sondern enthält in der E-Mail Namen, Anschrift, Vertretungsberechtigten, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Handelsregister- und Steuernummer.
Messen Sie die Klicks anonymisiert?
Die Stärke von E-Mail-Marketing liegt in der Tatsache, dass Sie sehen, welche Themen besonders stark angeklickt werden. Sie dürfen aber nicht messen, wer diese Links anklickt. Wenn Sie messen, welche Angebote von welchem Nutzer angeklickt werden, erstellen Sie Nutzungsprofile. Ihr E-Mail-System muss gewährleisten, dass die Nutzungsprofile pseudonymisiert sind und nicht mit den E-Mail-Adressen zusammengeführt werden können. Vorsicht: nicht alle E-Mail-Systeme arbeiten hier datenschutzkonform.
Egal ob B2C oder B2B: E-Mail-Marketing funktioniert nur dann, wenn der Empfänger sich nicht belästigt fühlt. Unangeforderte E-Mails sind Spam. Spam ist Belästigung in Reinform. Deshalb fragen Sie immer, bevor Sie jemanden auf Ihren Verteiler setzen. Einzige juristisch legale Ausnahme: bestehende Geschäftsbeziehungen. Aber auch da sollten Sie jemanden nur dann mit Ihrem Newsletter beglücken, wenn er das will.
Ist Ihre Einwilligung korrekt?
Eine Einwilligung ist eine eindeutige und bewusste Handlung. Also kein kleingedruckter oder in den AGB versteckter Satz. Bei einer juristisch korrekten Einwilligung müssen Sie auf die Abbestellmöglichkeit sowie auf den Umgang mit den Daten hinweisen. Wenn Sie personenbezogene Daten wie zum Beispiel eine E-Mail-Adresse speichern, müssen Sie auf die Zweckbestimmung der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung hinweisen.
Ist Ihre Einwilligung protokolliert?
Ob Sie das per Telefon, Antwortfax, Postkarte oder auf der Homepage die Einwilligung einholen ist egal. Hauptsache Sie protokollieren es ordentlich. Außerdem muss der Inhalt der Einwilligung jederzeit abgerufen werden können. Dazu senden Sie den Einwilligungstext einfach per E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Und speichern Datum und Umstände der Einwilligung in Ihrer Datenbank.
Können Sie die Einwilligung beweisen?
Der Hauptgrund für Beschwerden ist die Vergesslichkeit der Empfänger. Wenn Sie auf die Frage „Woher haben Sie meine E-Mail-Adresse“ antworten können, dass ich am 21.6.05 auf der Seite www.firma.de/karibik an einer Verlosung einer Karibikreise teilgenommen habe, reicht das meist aus. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie das Double-Opt-In-Verfahren anwenden, bei dem der Adressat nachweislich auf eine E-Mail an seine eigene Adresse geklickt hat.
Kann der Newsletter auch anonym bezogen werden?
Das Anmeldeformular darf außer der E-Mail-Adresse keine Pflichtfelder haben. Sammeln Sie nur Daten, die Sie wirklich benötigen (Datensparsamkeit). Außer der E-Mail-Adresse darf es keine Pflichtfelder wie Name oder Adresse geben, damit die gesetzlich geforderte anonyme Nutzung möglich ist. Auch andere Hürden sind verboten: Sie dürfen die Erbringung von Telediensten nicht von der Einwilligung des Nutzers in die Verarbeitung seiner Daten für andere Zwecke abhängig machen.
Gibt es eine Abbestellmöglichkeit?
Der Empfänger muss der elektronischen Werbung jederzeit bequem widersprechen können. Dazu muss jede E-Mail am Ende auch immer eine Abbestellmöglichkeit enthalten.
Wissen der Empfänger, von wem die E-Mail kommt?
Aus guten Grund gibt es die Pflicht zur Anbieterkennzeichnung. Am einfachsten erkennt man Spam daran, dass keine vorladungsfähige Adresse draufsteht oder dass man erst auf einen Hyperlink klicken muss, um eventuell an solche Informationen heranzukommen. Ein Newsletter braucht wie eine Website ein komplettes Impressum. Dieses besteht nicht aus einem Hyperlink auf das Webimpressum, sondern enthält in der E-Mail Namen, Anschrift, Vertretungsberechtigten, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Handelsregister- und Steuernummer.
Messen Sie die Klicks anonymisiert?
Die Stärke von E-Mail-Marketing liegt in der Tatsache, dass Sie sehen, welche Themen besonders stark angeklickt werden. Sie dürfen aber nicht messen, wer diese Links anklickt. Wenn Sie messen, welche Angebote von welchem Nutzer angeklickt werden, erstellen Sie Nutzungsprofile. Ihr E-Mail-System muss gewährleisten, dass die Nutzungsprofile pseudonymisiert sind und nicht mit den E-Mail-Adressen zusammengeführt werden können. Vorsicht: nicht alle E-Mail-Systeme arbeiten hier datenschutzkonform.