Frischekick für Agentursoftware easyJOB – Release 5.50 ist da

Auch mit dem neuesten Update unserer Agentursoftware easyJOB machen wir die Anwendung wieder ein Stück besser. Unsere erweiterten Funktionen helfen, Ihre Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Lesen Sie hier, welche neuen Features Sie in Ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

Runder Workflow für Anlagen zu Ausgangsrechnungen

Mit dem aktuellen Release haben wir den gesamten Prozess für Rechnungsanhänge modernisiert. In Vorbereitung des neuen Freigabeprozesses für Ausgangsrechnungen (enthalten im Release 5.60) haben wir damit die Voraussetzungen für das Prüfen von Rechnungsanlagen geschaffen. Natürlich ist es weiterhin möglich, zu jeder Rechnung Anlagen beim Versand manuell anzuhängen. Neu ist, dass diese Anlagen nun bereits einem Rechnungsvorschlag hinzugefügt werden können. Die Anhänge werden dann

• beim AR-Versand per E-Mail automatisch als Attachements hinzugefügt
• beim Erstellen einer XRechnung automatisch integriert
• beim Freigabeprozess für eine Prüfung als Anhang mitgeführt (in Arbeit)

Das ebenfalls überarbeitete Zusatzmodul „Sammel-PDF für Eingangsrechnung“ erstellt nun mit weniger Aufwand ein Sammel-PDF von zugeordneten Eingangsrechnungen, und wird automatisch dem Rechnungsvorschlag angehängt.

Aber auch andere Dokumente, wie zum Beispiel Stundenlisten oder Kostenvoranschläge, sind schnell aus der easyJOB Ablage ausgewählt oder vom Filesystem hochgeladen. Auch die Funktion drag & drop wird unterstützt. Das Ergebnis: Ein weitgehend automatisierter und für Sie bequemer Workflow.

Ihr Vorteil: Bei getrennten Zuständigkeiten kann beispielsweise der Kontakter alle Anlagen für die Rechnungsstellung vorbereiten. Die Buchhaltung druckt daraufhin die Ausgangsrechnung mit den bereits hinterlegten Anhängen.

Neue Funktionen für die Freigabeprozesse

Alle Freigabeprozesse in easyJOB wurden um eine Workflow-Rolle erweitert: Sie haben nun die Möglichkeit, den Mitarbeiter, der den Freigabeprozess abschließen soll, zu definieren. Legen Sie für den Mitarbeiter, der einen freigegebenen Auftrag oder KV versendet, zum Beispiel den letzten Prüfer, einen bestimmten Mitarbeiter oder den Antragsteller fest. Der Betreffende wird dann über ein Widget informiert.

Um Teilnehmern eines Freigabeprozesses den Workflow bei Rückfragen zu erleichtern, wurde auch dieses Handling optimiert.

Freigabeprozess Termin

Über die Lizenzierung des Freigabeprozesses „Urlaub“ ist es jetzt auch wieder möglich, Termine, bestimmte Arbeitsschritte oder mit Terminen verbundene Objekte in einen Freigabeprozess einzubinden. Sei es der Zeitausgleich-Antrag eines Mitarbeiters oder die Freigabe für die Buchung eines Dienstwagens. Initiiert wird der Freigabeprozess bei Anlage eines Termins und dem Setzen des Terminstatus auf „fixiert“. Vorher muss jedoch das Freigabemodell definiert werden. Auch dieser Freigabeprozess kann analog zur Urlaubsfreigabe über die easyJOB APP gestartet werden.

Kopieren von Leistungszeilen via drag & drop im Jobblatt

Multiwindowing erlaubt in easyJOB das parallele Öffnen von zwei Jobs, um Leistungszeilen zu kopieren. Bislang war dies nur über die Menüfunktion möglich; jetzt unterstützt easyJOB die drag & drop-Funktion. So können Gruppen-, Text- und Leistungszeilen schnell und unkompliziert von einem Job in einen anderen kopiert werden.

Neues Standard-Layout „eJ Gantt“ im Jobblatt

Das neue eDV Standard-Layout „eJ Gantt“ ermöglicht das Nebeneinanderstellen der Anzeige von kaufmännischen Werten und Job-Aufgaben/Terminen mit ihren Sollstunden. Der Klick auf eine Stundenleistung zeigt die Details zu Aufgabe/Termin in einem nebenstehenden Selektionslayout.

Kommunikation – Verbesserte Selektion

Bisher gab es nur die Möglichkeit, alle im Zusammenhang mit einer Hauptreferenz gespeicherten Notizen oder die direkt auf einer Referenz gespeicherten Notizen abzurufen.

Mit der neuen selektiven Auswahl von Referenzarten können Sie die Suche nach Notizen genau eingrenzen. Klicken Sie dafür im Suchassistenten der Notizen auf den neuen Bereich „Referenzauswahl“.

Mitarbeiterauswahl Termin/Ressourcenübersicht

Wird bei der Anlage eines Termins oder einer Aufgabe eine zuständige Arbeitsgruppe ausgewählt, kann mit einem Klick parallel die Ressourcenübersicht geöffnet werden. Diese zeigt die Ressourcen der einzelnen Mitarbeiter dieser Arbeitsgruppe an. Sie können die gewünschten Mitarbeiter markieren und mit der Toolbox als Teilnehmer in den Termin übernehmen.

Vorhandenen Lieferanten/Leistungsarten als Muster verwenden

Bei Neuanlage eines Lieferanten wird jetzt – analog zur Mitarbeiter-Anlage – auf Wunsch ein bestehender Lieferant als Muster verwendet. Dazu muss in der Funktion „Lieferanten“ der als Muster vorgesehene Lieferant markiert werden und die hinterlegten Stammdaten werden in Folge für den neuen Lieferanten übernommen.

Dasselbe ist jetzt auch bei der Neuanlage von Leistungsarten möglich. Dies ist insbesondere bei Neuimplementierungen, wenn sehr viele Leistungsarten angelegt werden müssen, sinnvoll und zeitsparend. Die meisten Felder sind dadurch schon richtig vorbelegt und lediglich die Bezeichnung und der Preis müssen geändert werden.

Diverse Verbesserung beim OCR-Service

Das OCR-Service für Eingangsrechnungen wurde weiterentwickelt und auf eine neue Cadosys®-Version umgestellt. Das Ergebnis: Die Verbesserung der Erkennungsqualität und Zuordnung der Daten.

Weiterentwicklung der easyJOB APP

Die ersten Kunden arbeiten mit der easyJOB APP und haben uns wertvolles Feedback gegeben. Diese Rückmeldungen sind direkt in neue Optimierungen, z.B. die Überarbeitung des Kalenders und der Anzeige der Feiertage, eingeflossen und erhöhen die Usability für unsere Nutzer.

Neue Features für unsere Media-Profis

Sollte ein Medium aufgrund eines Vermarkterwechsels umgebucht werden müssen, ist dies nun über die Funktion „Globale Umbuchung“ schnell umgesetzt. Auch bei der Suche und Eingabe von Motiven und Platzierungen und bei der Verwaltung von Newsletter-Buchungen haben wir Verbesserungen vorgenommen. Ab sofort werden zum Beispiel Angaben zur Auflage und Aussende-Tag in den Produktionstext mit übernommen.

 

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