digitalUSERDAY – Kundenveranstaltung im neuen Format

Der seit Langem etablierte und beliebte easyUSERDAY für unsere easyJOB-User fand dieses Jahr zum ersten Mal in digitaler Form statt. Als Ersatzveranstaltung konzipiert, war dies auch ein Experiment. Passt das zu uns? Wird das Format von den Kunden angenommen? Schon jetzt können wir verraten: Das digitale Event war ein voller Erfolg.

Virtuell, informativ und neu: Kundenveranstaltung mal ganz anders

Im Videokonferenztool gather.town haben wir den gewohnten Veranstaltungsraum im Sheraton Frankfurt samt Get-together-Zone, Plenum mit Bühne und kleineren Sessionräumen nachgebaut. Das erzeugte einen hohen Wiederkennungseffekt.

Über Videoturials machten sich vorab alle Teilnehmer mit der Plattform vertraut. Auf einem für alle zugänglichen Miro-Board konnten die Teilnehmer die Timetable der Veranstaltung einsehen, ihre digitalen Visitenkarten hinterlassen und uns Feedback zu geben. Zudem war während der gesamten Veranstaltung eine Kollegin als Ansprechpartnerin für technische Probleme dabei.

Das wurde honoriert: „Top organisiert, großes Lob!“, "Schönes Konzept zur virtuellen Präsenz, v.a. die kleinen Tische/Sprechzonen, um sich im kleinen Kreis austauschen zu können. Es fehlt an nichts!“

Zum Beginn der Konferenz konnte jeder Teilnehmer seinen Avatar gestalten, dann noch Kamera und Ton einschalten – schon konnte es losgehen. Im Empfangsbereich gab es rund um die Tische die Möglichkeit, mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten.

Update zu den Updates: Zahlreiche Neuerungen bei easyJOB

Nach dem Warm-up starteten im Plenum die Fachvorträge und Präsentationen unserer easyJOB Berater. Sie präsentierten am Vormittag die wichtigsten neuen Features und Konzepte:

Neue Ordnerstruktur für easyJOB (Release 5.40)
In easyJOB ist es nun möglich, beliebig viele Subordner zu definieren und eine feste Zuordnung der Dokumententypen anzulegen. Neu erstellte Dokumente werden dann gleich richtig abgelegt, wie zum Beispiel Kostenvoranschläge in den Ordner „Angebote“. Mit dem nächsten Release 5.60 können dann auch AR-Dokumente in der Jobanlage eingeblendet werden.

Optimierungen bei der Ressourcenplanung (Release 5.50)
Im Anschluss präsentierten wir das neue eDV Standard-Layout „eJ Gantt“. Es ermöglicht die parallele Ansicht von kaufmännischen Werten und Job-Aufgaben/Terminen mit ihren Sollstunden. Zudem optimierte unser Entwicklerteam das Handling und die Usability für die Verteilung von ToDos an die Mitarbeiter.

Mit einer Preview auf die neuen Funktionen des kommenden Releases 5.60 (Ende Oktober) und einen Ausblick auf die weitere Roadmap für 2022 ging es weiter:

Weiterentwicklung der Freigabeprozesse
Alle bestehenden Freigabeprozessen, wie z. B. für Urlaub, Kostenvoranschlag, Auftrag, Eingangsrechnung etc. haben wir in unserer aktuellen Version weiter verbessert. Damit müssen weniger Freigabemodelle angelegt werden. Neu hinzugekommen ist ein Freigabeprozess zur Freigabe von Fakturenvorschlägen (Ausgangsrechnungen) und Anlagen, der sich in die bestehenden Workflows zur Rechnungserstellung und Versand integriert.

Zusatzmodul XRechnung
Für das Modul XRechnung haben wir Konfigurationsmöglichkeiten (Feldmapping) für unsere Kunden bereitgestellt, so dass viele Einstellungen selbst vorgenommen werden können – das spart Zeit und Kosten.

Erweiterung RESTful API
Aktuell ist ein lesender und schreibender Zugriff auf die easyJOB-Datenbank für Aufgaben/Termine, Stunden, Abwesenheiten und einzelne Felder aus Job und Stammdaten möglich. Die Schnittstelle soll zukünftig funktional erweitert werden. Ziel ist die leichtere Integration von Fremdsystemen.

Neue Softwaretechnologie für easyJOB
Lorenz Mrkos, Gründer und Geschäftsführer, referierte über die Etablierung einer neuen Softwaretechnologie in easyJOB. Dieser Umbau ist die Voraussetzung für die API und die Integration der App. Zukünftig werden Schritt für Schritt die Dialoge und Funktionen umgestellt. Dabei werden wir vorsichtig vorgehen, damit Upgrades nicht zu erhöhtem Lernaufwand führen. Unser Motto: Evolution statt Revolution.

Facelift easyJOB
Die behutsame Integration der neuen Bedienkonzepte in die bekannte easyJOB-Welt führt zu einer Designangleichung. Die Icons, das Button-Design und das Farbschema aus der App wurden übernommen und die moderne Schrift Roboto hält Einzug in easyJOB.

Neue Stundenerfassung in easyJOB
Als erster Funktionsbereich wurde die Stundenerfassung grundlegend umgestaltet. Design und Funktionalität der easyJOB APP wurden in easyJOB integriert und lösen alte Methoden zur Stundenerfassung ab. Die Stundenerfassung wird sowohl schneller als auch einfacher und bietet eine bessere Usability. Mit Klick auf das bekannte Uhrsymbol am rechten Rand öffnet sich auf der Startseite und in allen anderen Funktionsbereichen das neue Stundenpanel, sodass kein Fensterwechsel mehr notwendig ist.

Ausblick auf erste Konzeptstudien
Unsere Entwicklungs-Teams arbeiten selbstverständlich auch ständig an neuen Konzepten und Ideen. Dabei fließen die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden mit ein. Der digitalUSERDAY bietet dann die Gelegenheit, die Ergebnisse vorzustellen und mit Hilfe des Kundenfeedbacks zu prüfen, ob wir auf dem richtigen Weg sind. So berücksichtigen wir schon in einem sehr frühen Stadium das Feedback in der Produktentwicklung. Eine Studie zeigte zum Beispiel die Anbindung von BI-Tools exemplarisch am Tool Power BI von Microsoft.

Auch hier gab es wieder viele positive Rückmeldungen der Teilnehmer: „Inhalte waren prima aufbereitet“, „den oldfashioned gaming style finde ich auch ansprechend, leicht verständlich und unterhaltsam. Gepaart mit knackiger Information. Top“, „finde dieses digitale Format klasse“, „erfolgreicher userday im digitalen Format“.

Die Arbeit in Themensessions

Am Nachmittag offerierten wir dann vier Runden mit je drei bis vier Sessions. So konnten die Teilnehmer in Kleingruppen die zuvor präsentierten Themen vertiefen. Es gab die Möglichkeit, Fragen loszuwerden und mitzudiskutieren.

 

Unser Resümee: virtuell und gelungen

Wir können voller Stolz sagen: Das war ein gelungener Tag. Die vielen positiven Rückmeldungen zeigen, dass das neue Format hohes Potential hat, sich zukünftig als Ergänzung zur Live-Veranstaltung easyUSERDAY zu etablieren.

Die Vorteile dieser „ressourcenschonenden Meetingform“ sind die Ersparnis an Zeit und Kosten sowohl für unsere Kunden als auch für die Because Software.

Gefehlt hat uns aber doch der direkte persönliche Kontakt und Austausch. Für die Teilnehmer war es schwerer ins Gespräch zu kommen, vor allem, wenn man sich nicht kannte. In dieser Hinsicht gibt es noch weiteres Verbesserungspotential, über das wir nachdenken. Außerdem wichtig: Mehr Raum für Fragen und Diskussionen soll bei den nächsten Events noch mehr Interaktion und Gemeinsamkeit erzeugen. Wir freuen uns auf jeden Fall jetzt schon auf das nächste Jahr, egal ob die Veranstaltung virtuell oder live stattfinden wird.