Einfache Zeiterfassung mit easyJOB

Beim Stichwort „Zeiterfassung Agentur“ schlagen nicht überall die Herzen höher. Lästige Stundenzettel, aufwändige Excel-Tabellen und unübersichtliche Auswertungen erschweren in vielen Agenturen eine verlässliche und exakte Zeiterfassung. Kostet Sie das Zeiterfassen auch mehr Zeit, als Ihnen lieb ist? Wir bieten Ihnen eine Lösung, die Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung nicht nur schnell und effizient macht, sondern auch eine vielseitige Nutzung ermöglicht!

Warum ist Zeiterfassung für Agenturen so wichtig?

Agenturen leben von der Zeit, die sie ihren Kunden in Rechnung stellen. Deswegen ist ein präzises und korrektes Zeiterfassungssystem unverzichtbar. Die schnelle und einfache Zeiterfassung von Projekten, Aufgaben und sonstigen Arbeitszeiten ist dabei essentiell. Selbst wenn Sie kein Freund einer Kalkulation nach Stundenaufwand sind, sollten Sie diese wichtige Kenngröße nicht außer Acht lassen, da es gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung gibt. Außerdem ermöglicht sie Ihrer Agentur wichtige Auswertungsmöglichkeiten, z. B. in Hinblick auf Mitarbeiterauslastung, Anzahl produktiver Stunden pro Mitarbeiter oder Verteilung von Arbeitszeiten auf unterschiedliche Projekte. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über

• Gesetzliche Vorgaben zur Zeiterfassung
• Stundenerfassung aus der Mitarbeiterperspektive
• Stundenerfassung aus der Jobperspektive
• Methoden und Möglichkeiten der Stundenerfassung in easyJOB
• Controlling: Projektauswertungen, Arbeitszeiten und Time Reports

Stundenerfassung: Gesetzliche Vorgaben

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Unternehmen künftig die gesamte, täglich gearbeitete Zeit (Anfang, Ende, Pausen) dokumentieren müssen - und dafür verlässliche und zugängliche Systeme einzurichten haben. Andernfalls sei es für die Arbeitnehmer und die zuständigen Aufsichtsbehörden nicht möglich zu erkennen, ob Höchstarbeitszeit und wöchentliche Ruhezeiten eingehalten werden. Das Zeiterfassungssystem muss laut EuGH drei Kriterien erfüllen: Es muss verlässlich, objektiv und zugänglich sein.

Was bedeutet das EuGH-Urteil für deutsche Arbeitgeber? Alle Unternehmen müssen ein Zeiterfassungssystem einführen. Obwohl das deutsche Arbeitszeitgesetz noch nicht entsprechend geändert wurde, existiert laut eines Urteils des Arbeitsgerichts Emden bereits jetzt die Pflicht zur Einrichtung eines Arbeitszeiterfassungssystems (Arbeitsgericht Emden vom 20. Februar 2020, Rechtssache 2 Ca 94/19).

Gut zu wissen: Auch Arbeitgeber in der Schweiz und Österreich sind grundsätzlich zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter verpflichtet.

Stunden erfassen aus Mitarbeiterperspektive

Bei der Erfassung der Zeiten aus Mitarbeiterperspektive spielen verschiedene Aspekte eine Rolle. Der Mitarbeiter möchte sehen, wann er wieviel gearbeitet hat, wie viele Überstunden er geleistet und wie viele Urlaubstage er noch zur Verfügung hat. Das Unternehmen wiederum möchte einen Echtzeit-Einblick über die geleisteten Arbeitsstunden erlangen, das Personal effektiv einsetzen und verschiedenste Auswertungen erstellen. easyJOB deckt all diese Anforderungen ab und bietet viele hilfreiche Funktionen, wie

• Nachweis und Dokumentation der Anwesenheitszeiten
• Arbeitszeitkonto für jeden Mitarbeiter (Arbeitszeitmodelle)
• Abgleich von Soll-/Ist-Stunden
• Erfassung von Überstunden
• Erfassung von Pausenzeiten
• Ressourcenplanung
• Auswertung der Produktivität von Mitarbeitern
• Umfangreiches Berichtswesen
  
  

Es gibt verschiedene Arten der Stundenerfassung, die die Erfassung möglichst bequem gestalten sollen. Die Erfassung von Arbeitszeit und Materialien erfolgt bei easyJOB personen-, job-, oder leistungsbezogen, basierend  auf verschiedenen Funktionen wie z. B. Startseite, Jobcenter, Job oder Kalender.

Grundlage der Stundenerfassung sind die pro Mitarbeiter hinterlegten Arbeitszeitmodelle. Sie geben die Soll-Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters vor. Die Ist-Stundenschreibung des Mitarbeiters rechnet gegen diese Sollzeit und gegen die Anwesenheit am jeweiligen Tag.

Unser System bietet Ihnen durch smartes Zeit-Tracking und vielfältige Anpassungsmöglichkeiten die Option, Überstunden korrekt und transparent zu erfassen. Dabei können auch verschiedene Arten von Überstundenregelungen (z. B. im Vertrag inkludierte Überstunden) abgebildet werden. Und damit jeder daran denkt, seine Zeiten zu erfassen, besteht die Möglichkeit, die verpflichtende Stundenerfassung für Mitarbeiter einzustellen.

Gut zu wissen: Es ist möglich, zu jedem Stundeneintrag einen Beschreibungstext zu hinterlegen. Das ist hilfreich, wenn man bspw. einige Zeit nach einem Beratungsgespräch die abgerechneten Stunden vor Kunden verargumentieren muss.

Natürlich gibt es auch einen Zusammenhang mit der Ressourcenplanung. Um einschätzen zu können, wie viel Kapazität ein Mitarbeiter benötigt, sind die Erfahrungswerte bisher erfasster Zeiten besonders wertvoll. Auch während eines Projekts kann man mithilfe der Arbeitszeiterfassung den aktuellen Stand sehr gut beurteilen und einsehen, ob die veranschlagten Zeiten eingehalten werden konnten.

Ein kleiner Ausblick in die Zukunft: Wir arbeiten aktuell daran, auch flexible Arbeitszeiten mit mehreren Unterbrechungen der Anwesenheitszeit in der Stundenerfassung in easyJOB abbilden zu können (z. B. wenn ein Mitarbeiter morgens und abends arbeitet).

Abwesenheiten wie Urlaub, Sonderurlaub und Krankheit werden in easyJOB in einem eigenen Funktionsbereich verwaltet. Beim Eintragen eines Urlaubstages werden die Stunden automatisch erfasst, sofern die getroffenen Einstellung das vorsehen.

Stundenerfassung aus Job-, Kunden-, und Gesamtperspektive

Eine projektbezogene Stundenschreibung ermöglicht:

• Mitarbeiterressourcen zu planen und effektiv einzusetzen
• die erbrachten Leistungen komplett abzurechnen
• aus vorherigen Projekten zu lernen und gegebenenfalls die Kalkulation anzupassen (auch während noch laufender Projekte)
• mit einer Deckungsbeitrags- und Kostenrechnung den Erfolg der Projekte zu messen
  
  

Der Monitor für die projektbezogene Stundenschreibung ist unser Jobblatt. Es zeigt Ihnen in Echtzeit:

• alle Angebotswerte
• den kalkulierten Aufwand
• beauftragte Fremdleistungen
• bereits erfasste Eingangsrechnungen und noch fehlende Eingangsrechnungen
• die erfassten Stunden
• den Abgleich vom geplanten Aufwand zu tatsächlich angefallenen Ist-Stunden
• noch abzurechnende Leistungen (Ausgangsrechnungen) und noch fehlende Ausgangsrechnungen
• den Vergleich des zu erwartenden zum tatsächlichen Deckungsbeitrag
  
  

So ist immer ein umfassender Überblick über die Projekte gewährleistet.

Wussten Sie eigentlich, dass Sie eine exakte Stundenerfassung auch beim Handling von Retainern* unterstützt? Unsere Agentursoftware hilft Ihnen dabei, während eines Projektes im Blick zu behalten, wie viel Budget innerhalb des Retainers noch zur Verfügung steht.
Mit easyJOB erfassen Sie ganz einfach alle geleisteten Stunden und Tätigkeiten. So können Sie sicherzustellen, dass die Budgetkalkulation angemessen ist.

*Der Retainer ist eine fixe monatliche Pauschale, die auf Basis des zuvor kalkulierten und vereinbarten Aufwandes von der Agentur in Rechnung gestellt wird.

Methoden der Stundenerfassung

Mit unserer Software wird die Zeiterfassung für Ihre Agentur zum Kinderspiel!
easyJOB funktioniert auf PCs und MAC-Geräten – und mit unserer easyJOB APP ermöglichen wir zudem die mobile Zeiterfassung für Mitarbeiter über ihre Smartphones! Für die Stundenerfassung bieten wir folgende Methoden an:

• Stundenerfassungsdialog (schnelle Erfassung über Menü, ShortCut oder Kontextmenü)
• Stundenerfassung über die Funktion „Stundenerfassung Woche“
• Stundenpanel (inkl. Stoppuhr-Funktion) und Drag & Drop aus Widgets
• Automatische Zeiterfassung (z. B. für Abwesenheiten)
• Mobile Stundenerfassung über die easyJOB APP
  
  

Stundenerfassungsdialog (schnelle Erfassung über Menü, Shortcut oder Kontextmenü)

Über die Menüleiste können ganz einfach neue Stundeneinträge erstellt werden. Alternativ geht das mit einer einfachen Tastenkombination. Und damit die Zeiterfassung für Projekte noch weniger Zeit in Anspruch nimmt, werden alle vorhandenen Infos direkt in den Erfassungsdialog übernommen, wenn zuvor Referenzen markiert wurden. Der Shortcut funktioniert in so gut wie allen easyJOB Funktionsbereichen, wie z. B. im Jobblatt oder im Jobcenter.

Die Zeitaufwände können Sie außerdem über Kontextmenüs erfassen. Indem Sie ein Widget wie beispielsweise „Meine Referenzen“ mit der rechten Maustaste anklicken, öffnen Sie das Menü und können dann „Stundeneintrag erstellen“ auswählen. Besonders praktisch ist auch hier, dass vorhandene Daten wie zum Beispiel die Referenz direkt in den Erfassungsdialog übernommen werden.

Stundenerfassung über „Stundenerfassung Woche“

Über den separaten Menüpunkt „Stunden“ kann die „Stundenerfassung Woche“ geöffnet werden. Die „Stundenerfassung Woche” eignet sich vor allem bei längeren Projekten bzw. wenn Mitarbeiter immer auf dieselben Jobs Stunden buchen.

Stundenpanel (inkl. Stoppuhr-Funktion) und Drag & Drop aus Widgets

Mit Version 5.60 wurde die aus der App bekannte Stundenerfassung als „Stundenpanel“ in nahezu alle Funktionsbereiche der Desktop-Version integriert. Wir gehen damit einen weiteren Schritt, das Design geräteübergreifend zu vereinheitlichen bzw. zu harmonisieren.

Besonders praktisch: Um das Stundenpanel zu öffnen, reicht ein Klick auf das Uhr-Symbol am rechten Rand, sodass kein Fensterwechsel notwendig ist. Und das von allen Funktionsbereichen aus! Das Stundenpanel bietet viele Möglichkeiten, wie z. B.:

• Überblick über die bereits erfassten Stunden entweder des laufenden Tages oder der laufenden Woche
• Gekommen-/Gegangen-Zeiten für den jeweiligen Tag
• Start-/Stopp-Funktion
• Kopieren vorhandener Einträge
• Einfache Nacherfassung von Stunden
• Drag & Drop von Aufgaben/Terminen, Jobs und Leistungen und aus Widgets direkt ins Panel
  
  

Die Stundenerfassung in easyJOB wird laufend weiterentwickelt. Ab der Version 5.61 gibt es die Möglichkeit, die angezeigten Stundeneinträge im Panel in einer Tagesansicht nach unterschiedlichen Referenzen (Kunde, Job…) zu gruppieren.

Besonders in Kombination mit den Widgets auf Ihrer Startseite können Sie von der schnellen Erfassung per Drag & Drop profitieren. Sie können hierbei aus beliebigen Widgets wie dem „TODO 7 Tage“, „Meine Referenzen“ oder dem Widget „Zuletzt verwendete Jobs“ Einträge auf das Stundenpanel ziehen.

Wenn für einen Tag Termine oder Aufgaben im Kalender vorhanden sind, wird links vom Neuanlagebutton ein weiterer Button angeboten, über den man Stunden für diese direkt erfassen kann.

Ein weiteres hilfreiches Feature des neuen Stundenpanels ist der Timer. Dieser beginnt – nach einem Klick – mit der Zeiterfassung. Mit einem erneuten Klick wird die Zeit gestoppt und der Erfassungsdialog geöffnet. Hier können Sie dann die entsprechende Referenz für den Stundeneintrag auswählen. Sollten Sie also einmal im Voraus nicht genau wissen, wie lange eine Aufgabe dauern wird, nutzen Sie einfach unsere Zeiterfassung Stoppuhr Funktion!

Neugierig geworden? Alle Funktionen des neuen Panels finden Sie hier.

Automatische Zeiterfassung

easyJOB bietet die Möglichkeit, während Ihrer Abwesenheit automatisch Stunden zu erfassen, beispielsweise für Ihren Urlaub, Sonderurlaub oder bei Krankheit. So müssen Sie sich in dieser Zeit nicht mit der Zeiterfassung für Ihre Werbeagentur herumschlagen, sondern können sich ganz entspannt im Urlaub zurücklehnen oder sich von Ihrer Krankheit erholen.

Mobile Stundenerfassung über die easyJOB APP

Kennen Sie schon unsere easyJOB APP? Mit ihr erfassen Sie Ihre Stunden ganz bequem von unterwegs aus. Wenn Sie beispielsweise bei einem Kunden vor Ort waren, können Sie so die Zeit auf dem Rückweg in der Bahn optimal zur Zeiterfassung nutzen. Dazu benötigen Sie lediglich eine Verbindung zum Internet. Die praktische Stoppuhr-Funktion gibt es hier übrigens auch! Lesen Sie hierzu auch: easyJOB APP – Zeiterfassung mit dem Smartphone

Reminder für Zeiterfassung

Trotz aller Sorgfalt kann es vorkommen, dass Sie einmal vergessen, Ihre Stunden zu erfassen. In diesem Fall müssen Sie sich mit unserer easyJOB Software keine Gedanken machen: das Programm gibt in diesem Fall eine auffällige Warnmeldung aus. Zusätzlich können Sie sich eine automatisierte E-Mail zur Erinnerung zukommen lassen.

Controlling: Projektauswertungen, Arbeitszeiten und Timereports

Die Funktion „Abfrage Stunden“ ermöglicht die Auswertung aus unterschiedlichsten Blickwinkeln:

• Sollstunden laut Arbeitszeitmodell vs. Anwesenheitszeiten vs. Ist-Stunden
• Überstundenlisten
• Abwesenheitsübersicht, Urlaub, Krankheit
• Auswertung der Stunden nach Mandant, Mitarbeiter, Kunde und Job
• Kontrolle der Anteile produktiver/unproduktiver Stunden inkl. Auswertungen nach unproduktiven Stundenarten
• Tages-, Wochen-, Monatsansichten
• Auswertung nach Leistungsarten, z. B. Senior-/Junior-Stunden
• Auf welche „Gewerke“ bucht der Mitarbeiter, z. B. Layout, Text oder Projektmanagement
  
  

Die „Kontrolle Timereports“ eignet sich besonders, wenn ein Vorgesetzter die Vollständigkeit der bislang erfassten Stunden seiner Mitarbeiter kontrollieren möchte.
Alternativ gibt es die Option, seine Mitarbeiter mit einem automatischen Reminder auf nicht vollständig geschriebene Stunden hinweisen zu lassen oder „Versäumnisse“ an eine zentrale Stelle zu melden.

Reports

Sie möchten die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeiter gerne als Leistungsnachweis für Ihre Kunden exportieren? Mit easyJOB ist das kein Problem! Berichte können jederzeit als PDF oder CSV Datei exportiert und auf externen Systemen weiterverwendet werden. Ihnen stehen verschiedene Auswertungen zur Verfügung, um die Stunden Ihrer Mitarbeiter aus unterschiedlichen Blickwinkeln nachzuvollziehen zu können – mitarbeiterbezogen sowie jobbezogen.

Ist Zeiterfassung für Agenturen wirklich so einfach?

Ja! Denn mit unserer Software für Zeiterfassung können Sie sich sicher sein, dass Ihre Stundenerfassung zu jeder Zeit ganz einfach möglich ist – und immer nur einen Klick entfernt!  Haben wir Sie neugierig gemacht und Ihr Interesse an unserer Agentursoftware geweckt? Dann sprechen Sie uns an!
Wussten Sie eigentlich, dass die Tools zur Stundenerfassung bereits im Basisumfang unserer Agentursoftware easyJOB enthalten sind? Lediglich für die easyJOB APP fallen geringe Extra-Gebühren an.

Produktunterlagen zur Zeiterfassung

Video – Zeiterfassung leicht gemacht

Im Video erfahren Sie aus der Perspektive eines Stundenerfassers, wie Sie einen neuen Stundeneintrag erstellen, Ihre erfassten Stunden einsehen, die Start/Stopp-Funktion nutzen und vieles mehr.

 

Video – Stundenerfassung mit der Volllizenz

In diesem Video präsentieren wir alle Optionen, die Ihnen mit der easyJOB-Volllizenz zur Verfügung stehen.

 

Video – Stundenerfassung mit der easyJOB APP

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der easyJOB APP Ihre Stunden bequem von unterwegs erfassen können.

 

Whitepaper "Einfache Zeiterfassung mit easyJOB"

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