Projekte starten mit Design Thinking

Projekte sind einmalig. Sie haben einen Auftraggeber, ein Ziel, ein Budget und ein Team. Umfang und Laufzeit sind festgelegt. Aber wie läuft es in der Praxis? Wie kann die agile Methode Design Thinking beim Start helfen? Werfen wir dafür einen Blick auf die Geschichte von Max - eine fiktive Geschichte, die auf wahren Begebenheiten beruht.

Ein Projekt beginnt, bevor es anfängt

Max ist Assistent der Geschäftsführung in einem mittelständischen Industrieunternehmen. Im anstehenden Strategie-Workshop der Entscheider steht das Thema Website-Relaunch ganz oben auf der Agenda. Max wird als Projektleiter vorgeschlagen. Er ist gut vorbereitet und wirft ein Gantt-Diagramm mit einem möglichen Ablauf an die Wand. Als Laufzeit schlägt Max sechs Monate vor. Das Projektteam ist noch zu benennen. Die Führungskräfte im Strategie-Workshop zeigen sich beeindruckt. Max solle bitte alle Anforderungen ermitteln und sie zusammen mit seiner Ressourcen- und Zeitplanung als formalen Projektantrag verschriftlichen. 

Max spricht mit Entscheidern

Der Marketingleiter legt besonderen Wert auf die Online-Umsetzung des neuen Corporate Designs. Leider sei sein Team gerade mit einer großen Industriemesse beschäftigt, so dass Max nur auf die Hilfe der Agentur und der eines Praktikanten zählen kann. Der Vertriebsleiter will die Zahl der Online-Kontakte verdoppeln und die Antwortzeit auf ein Viertel senken. Ressourcen habe er leider keine. Der IT-Leiter zeigt Max eine Liste mit zwanzig Wunsch-Features. Seine Entwickler würden gerne mitarbeiten. Leider seien sie die nächsten zwölf Monate über mit anderen Projekten ausgelastet, die höher priorisiert sind.

Mit jedem Gespräch wächst die Liste der Anforderungen. Sie sind ungenau formuliert, so dass es unmöglich erscheint, die benötigten Ressourcen seriös zu kalkulieren. Eine Priorisierung ist schwierig. Jeder Fachbereich verteidigt vehement die eigenen Wünsche. Und obwohl alle die Dringlichkeit des Projekts betonen, gibt es kaum Commitment zur Mitarbeit. Wie soll Max dieses komplexe Projekt bewältigen, wenn schon der Start so schwer fällt? 

Ein Kollege rät zu Design Thinking

Von Design Thinking, der co-kreativen, nutzerzentrierten Problemlösungsmethode, hatte Max bereits gehört. Doch wie soll er den Ansatz in einem Kickoff-Workshop für ein Digitalisierungsprojekt umsetzen? Über eine Webrecherche trifft er auf das 3-tägige Workshop-Format “Innovationstarter”. Online findet Max eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung. Er wirft auch einen Blick in das dazugehörige Arbeitsbuch. Die co-kreative Zusammenarbeit im Innovationstarter könne Silodenken überwinden und gemeinsame Entscheidungen befördern. Doch damit Co-Kreation gelinge, solle Max mit den wichtigsten Stakeholdern vorab die sechs Erfolgsfaktoren Purpose, People, Place, Process, Pace und Project durcharbeiten. 

Wenige Wochen später kommen Entscheider und Wissensträger in einem Innovationstarter-Workshop zusammen. Die Moderation übernimmt Max. Innerhalb von drei Tagen klären die Teilnehmer alle Fragen, die im Projektantrag beantwortet werden sollen. Das Problem wird präzisiert und eingegrenzt, eine erste Lösungsidee wird konkretisiert. Sie dient als Grundlage, um Projektteam, Kosten und Zeitbedarf grob zu definieren. Der Spaß und die kreative Energie im Workshop haben die Zusammenhalt der Fachbereiche gestärkt und Lust auf eine aktive Projektmitarbeit erzeugt, so dass das Projektteam mit Ende des Workshops bereits weitgehend feststeht.

Nach einem verzögerten Start hat Max mit dem Innovationstarter-Workshop eine Punktlandung hingelegt. Schon zwei Tage später reicht Max den Projektantrag ein. Die Diskussion ist kurz, denn im Workshop wurden alle wesentliche Entscheidungen bereits implizit - durch die gemeinsame Arbeit am Prototyp der Lösung - getroffen. Und über das informelle Netzwerk, dass der Workshop zwischen den Beteiligten aufgespannt hat, kann Max später so manche Hürde umschiffen. Pünktlich geht die neue Website ans Netz - mit genau den Features und Inhalten, die für die Nutzer am wichtigsten sind - nicht weniger, aber auch nicht mehr.

Sechs Erfolgsfaktoren für Co-Kreation

Und die Moral von der Geschicht’? Design Thinking hilft, schnell und zuverlässig ein von allen Beteiligten verstandenes und akzeptiertes Big Picture des Vorhabens zu entwerfen. Die frühzeitige Klärung der sechs P’s Purpose, People, Place, Process, Pace und Project mit den Stakeholdern hat dafür gesorgt, dass Design Thinking seine Wirksamkeit im Kickoff entfalten konnte: 

• Purpose: Warum ist der Innovationstarter-Workshop wichtig?
• People: Welche Teilnehmer und Nutzer sind dabei?
• Place: Wo findet der Workshop statt? Remote, onsite, hybrid?
• Process und Pace: Wie sind die Workshop-Phasen gegliedert?
• Project: Wohin soll die Reise nach dem Workshop gehen?

DAS BUCH ZUM THEMA von Jens Otto Lange

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